Der Weg zur Umsetzung
Als Variante mit dem größten Nutzwert hat sich in der Analyse der E-Mail-Empfang von Rechnungen im Sichtformat plus Datensatz herauskristallisiert. Dies ist u. a. begründet durch enorme Kostenvorteile (Wegfall von Porto, Zeitersparnis durch Fehlerreduktion) und niedrige technologische Hürden auf Versenderseite sowie die Möglichkeit einer effektiven Einbindung in einen elektronischen Workflow auf Empfängerseite. Das bloße Überwinden des papierbasierten Rechnungsaustauschs ist hierbei nur ein erster Migrationsschritt. Das weitaus größere Potenzial lässt sich bei den Prozessen der Rechnungsbearbeitung heben, d. h. durch optimierte Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Eingehende Rechnungen können nur dann sinnvoll elektronisch weiterverarbeitet werden, wenn sie eine Datendatei enthalten.
Ein für die Zukunft wichtiger, auf der CeBIT 2013 vorgestellter Datenstandard wird in diesem Zusammenhang vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Dieses einheitliche Rechnungsformat trägt den Namen ZUGFeRD und wird von der Industrie, dem Handel, der öffentlichen Hand und diversen wichtigen Verbänden mitgetragen - eine unabdingbare Voraussetzung, will man nicht "just another standard" generieren.
Foto: E-Docs-Standard
Die im Rahmen von E-DOCS erarbeiteten Handlungsempfehlungen für KMU und öffentliche Verwaltung werden derzeit in verschiedenen Pilotierungsprojekten (mit der Fa. ROTHENBERGER, dem Land Hessen, dem THW und dem Bundesverwaltungsamt) umgesetzt und evaluiert. Dabei kommt auch die mit dem Projektpartner TASK eDoc Services basierend auf den Forschungsergebnissen entwickelte INEX-Lösung zum Einsatz. Diese Software hat ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal: Die Konvertierung einer Rechnung in das gewünschte Format (bspw. PDF-Bilddatei plus ZUGFeRD-Datensatz) kann direkt beim Empfänger erfolgen.
Die Sender müssen nur eine E-Mail mit einer einfach direkt aus einer typischen Office-Anwendung heraus generierten Rechnung schicken. Auf diese Weise wird es auch kleinen Unternehmen einfach und kostengünstig ermöglicht, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen (für technische Spezifikationen und eine detaillierte Funktionsdarstellung siehe www.task-edoc.de). (mje)