Welche Anforderungen muss eine Lösung erfüllen?
Umfragen bei Experten sowohl auf Entscheider- als auch auf Sachbearbeiter-Ebene haben gezeigt, dass sich die mit der Einführung einer E-Invoicing-Lösung einhergehenden Ziele in fünf Kriterien zusammenfassen lassen:
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Effizienz: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen senkt im Allgemeinen zunächst einmal die Prozesskosten. Das Kostensenkungspotenzial ergibt sich hierbei u. a. durch Vermeidung von Medienbrüchen, schnellerem Transport, Einsparungen bei Erstellung und Vervielfältigung von Rechnungen und geringere Fehler- und Reklamationsraten. Während bei papierbasierten Prozessen das Zahlungsziel regelmäßig verfehlt wird, führt die geringere Prozessdauer bei eRechnungen zu Liquiditätssteigerungen beim Sender und zur Realisierung von Skontoerlösen beim Empfänger. Eine Lösung ist umso effizienter, je mehr sie dazu beiträgt, diese Potenziale zu heben.
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Einfachheit: Gerade kleinere Unternehmen - von denen über drei Millionen in Deutschland existieren - fürchten den Umsetzungsaufwand und verfügen, wie oben angedeutet, oftmals nicht über die nötigen technologischen oder prozessoralen Kenntnisse, um komplexe Umstellungen vorzunehmen. Sie sind daher auf einfache Lösungen angewiesen. Hierbei stellt eine passende Technologie eine minimale technologische Komplexität sicher, während die Verwendung passender Standards eine größtmögliche Kompatibilität intern (Kompatibilität einer möglichen Lösung mit anderen verwendeten Systemen, z. B. ERP-Systemen innerhalb der Organisation) sowie extern (Kompatibilität mit den Systemen der Geschäftspartner etc.) bietet.
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Effektivität: Drittens muss ein Verfahren des elektronischen Rechnungsaustauschs effektiv im Hinblick auf Sicherheits-, Konformitäts- und Qualitätsaspekte sein. So müssen Authentizität und Integrität einer Rechnung gewährleistet werden, nationales und europäisches Recht beachtet werden sowie eine möglichst hohe Prozessqualität (bspw. in Bezug auf Nachverfolgbarkeit, Transparenz) und Datenqualität (Minimierung von Fehlern auf der Rechnung selbst und bei der Dateneingabe) erzielt werden.
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Nachhaltigkeit: Neben der ökologischen Nachhaltigkeit durch Einsparung von Ressourcen und Optimierung des CO2-Fußabdrucks ist in diesem Zusammenhang auch die ökonomische Zukunftsfähigkeit relevant: So sollten eventuelle Netzeffekte beachtet und Fehlinvestitionen ("sunk costs") vermieden werden. Im Rahmen des Zahlungsverkehrs gilt es hier bspw., die Neuregelungen für den europaweiten Zahlungsverkehr (SEPA) zu berücksichtigen. Hierdurch werden Unternehmen und Verbraucher ab 2014 unter Verwendung einheitlicher Zahlungsinstrumente von einem einzigen Bankkonto aus bargeldlose Euro-Zahlungen an Empfänger in allen 27 EU-Mitgliedstaaten sowie in Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und der Schweiz tätigen können. Die Umstellung gestaltet sich insbesondere bei KMU schwierig, da langjährig etablierte Prozesse sowie Stammdaten angepasst werden müssen.
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Akzeptanz: Schließlich ist eine Umsetzung nur dann erfolgreich, wenn alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine neue Lösung akzeptieren und diese auch von der Unternehmens- bzw. Verwaltungsleitung gefördert und gefordert wird. Die Akzeptanz korreliert hierbei naturgemäß stark mit den anderen vier beschriebenen Kriterien.