Leitlinien für den Austausch von elektronischen Dokumenten

Ein Projekt der eStandards-Initiative trägt den Namen "E-DOCS - Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und KMU sowie mit der öffentlichen Verwaltung am Beispiel Rechnungen".

Gestartet im April 2012, hat sich dieses Konsortialvorhaben unter Federführung der Goethe-Universität Frankfurt und der IT-Beratung Bonpago zum Ziel gesetzt, Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs (auch als EInvoicing oder eRechnung bezeichnet) bei KMU und öffentlicher Verwaltung zu erarbeiten, die richtigen prozessorientierten Standards zu identifizieren und Lösungen für deren Umsetzung zu entwickeln. In einem zweiten Schritt werden diese auf Basis von Prototypen bei den am Projekt beteiligten KMU und dem ebenfalls als Partner auftretenden Land Hessen evaluiert.

Mit dem übergeordneten Anspruch, den papierlosen Dokumentenaustausch voranzutreiben, wurde die Rechnung als Untersuchungsgegenstand gewählt, weil sie das wichtigste Dokument in Geschäftsbeziehungen ist. Prozesse im Zusammenhang mit dem Austausch und der Weiterverarbeitung einer Rechnung bergen gerade bei KMU und öffentlicher Verwaltung enormes Optimierungspotenzial.

Vorteile der eRechnung und Herausforderungen der Umsetzung

Auch lange Jahre, nachdem vernetzte Computer nicht nur in Unternehmen, sondern auch im Privatleben breit genutzt werden, werden etwa neun von zehn Rechnungen ausgedruckt, kuvertiert und auf dem herkömmlichen Postweg versendet. Auf der Empfängerseite werden die Rechnungsdaten in der Regel manuell erfasst und im dortigen Back-End-System weiterverarbeitet. Diese Papierinfrastruktur ist im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch teuer - innerhalb der EU wird das Einsparpotenzial durch E-Invoicing auf 243 Milliarden Euro geschätzt.

Diese Vorteile ergeben sich u. a. aus effizienteren Prozessen, gesteigerter Transparenz und besserer Datenqualität. Zusätzlich tragen elektronische Rechnungen durch Einsparung von Ressourcen und Senkung des CO2- Verbrauchs auch zur ökologischen Nachhaltigkeit bei. Auf Seiten der öffentlichen Verwaltung fördert E-Invoicing außerdem den Bürokratieabbau.

Diese Vorteile sind bekannt, doch einer weiten Verbreitung der eRechnung stehen auch verschiedene hemmende Faktoren gegenüber:

• Als wichtiger hemmender Faktor stellt sich die sog. "technological readiness" heraus. So führt z. B. die hohe Fragmentierung von Softwarelösungen und Prozessen zu einer nur schwer beherrschbaren Komplexität, welche dann mit der (kostenintensiven) Herstellung von externer und interner Kompatibilität von Systemen einhergehen muss.

• Ein zweiter simpler, aber bedeutender Hinderungsgrund der Verbreitung der eRechnung ist - gerade bei kleinen Unternehmen - schlicht mangelndes Wissen über Prozesse, Technologien sowie über E-Invoicing im Allgemeinen. Es bedarf hier offensichtlich zum einen der Aufklärung von Entscheidungsträgern, zum anderen müssen die Nutzer im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist umso niedriger, je höher die Versäumnisse bei der Einarbeitung sind.

• Schließlich scheitert die Umsetzung von E-Invoicing oftmals auch an Unsicherheiten bezüglich nationaler und internationaler Gesetzgebung und natürlich aufgrund fehlender breit akzeptierter Standards. Auf Basis der aktuellen gesetzlichen und technologischen Entwicklungen bestehen der Kern und die Herausforderung von E-DOCS darin, unter der Vielzahl von Lösungsalternativen zum elektronischen Rechnungsaustausch den richtigen Ansatz aus Kosten- und Nachhaltigkeitsaspekten für KMU auszuwählen und mit den beteiligten Projektpartnern zu evaluieren. Die Schwierigkeit ergibt sich dabei durch die große Zahl an unterschiedlichen Lösungsansätzen, welche in den verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten zwischen den drei Hauptstandardisierungsebenen Datenformat (z. B. Bilddatei, PDF, PDF + Rechnungskopfdaten, PDF + Kopf- und Positionsdaten), Übertragungsweg (EMail, DE-Mail, https, Webportal) sowie Prozessausgestaltung begründet liegen.

Inklusive der herkömmlichen Papierlösung und des Einsatzes der bei Großunternehmen verbreiteten EDI-Lösung lassen sich insgesamt 14 sinnvoll abgrenzbare Alternativen identifizieren, deren Nutzwerte für KMU und öffentliche Verwaltung im Rahmen des Projekts in einer umfangreichen Analyse ermittelt wurden (die Studie steht auf der Projekthomepage www.e-docs-standards.de zum Download zur Verfügung).