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Viele Unternehmen setzen bei der Einführung von Lean Management auf die vom Toyota-Produktionssystem (TPS) bekannten Lean-Tools. Das heißt, sie führen solche Werkzeuge wie Just-in-time, One-piece-flow, 5 S und Kanban ein. Doch nach einiger Zeit registrieren sie: So erzielen wir zwar partielle Verbesserungen, doch der erhoffte Quantensprung bleibt aus - denn es gelingt uns nicht, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in unserer Organisation zu verankern.
Die genannten Tools stellen sozusagen nur die sichtbare Seite des Lean Management dar, die auch in zahlreichen Büchern beschrieben wird. Unbeantwortet bleibt in ihnen jedoch meist die Frage: Wie bringen Unternehmen diese Tools zum Laufen? Denn hierfür gibt es kein Patentrezept. Unter anderem, weil neben den Geschäftsfeldern der Unternehmen, auch deren Struktur und Kultur verschieden sind.
Generell gilt: Unternehmen sind nicht erfolgreich, wenn sie nur die Toyota-Lösungen kopieren. Sie können zwar ähnlich wie der japanische Konzern agieren, doch letztendlich muss jedes Unternehmen seine eigenen Routinen entwickeln, wie es seine Performance steigert und herausfordernde Ziele erreicht. Klar ist jedoch: Ein Unternehmen, das sich in Richtung "Lean Organization" entwickeln möchte, muss sich auch in Richtung Lernende Organisation entwickeln. Das heißt, das Unternehmen und seine Mitarbeiter müssen lernen, ihre (Denk- und Handlungs-)Gewohnheiten zu überdenken und neue, zielführende Denk- und Handlungsmuster zu entwickeln.
Neue Denk- und Handlungsroutinen entwickeln
Viele Tätigkeiten in Organisationen sind eine Konsequenz der Gewohnheiten, die sich deren Mitglieder im Verlauf vieler Jahre, teils sogar Jahrzehnte angeeignet haben - bewusst oder unbewusst. Sie wurden so oft wiederholt, dass sie
- in der DNA der Mitarbeiter verankert sind und
- sich in den Abläufen und Prozessen sowie der Struktur der Organisation widerspiegeln.
Entsprechend selbstverständlich werden sie ausgeführt, wenn Mitarbeiter oder Teile der Organisation vor gewissen Herausforderungen stehen.
Solche Routinen genannten Denk- und Verhaltensgewohnheiten sind nichts Schlechtes. Im Gegenteil! Sie halten den Betrieb am Laufen. Personen und Organisationen benötigen sie, um ihren Alltag zu meistern. Denn ansonsten würden sie endlos viel Zeit und Energie auf solche Alltagstätigkeiten wie das Autofahren verwenden. Oder im betrieblichen Kontext auf solche Alltagsaufgaben wie die Materialbeschaffung und die Angebotserstellung. Zum Problem werden Routinen erst, wenn die damit verbundene Art, Aufgaben zu lösen,
- als die einzig mögliche erachtet und nicht mehr hinterfragt wird und
- auch beibehalten wird, wenn zum Beispiel aufgrund veränderter Rahmenbedingungen ein anderes Vorgehen nötig wäre.
Dann entwickeln sich die Routinen zum Hemmschuh für die Entwicklung der Person oder Organisation.
- Platz 10: Selbstgespräche
Kollegen, die Selbstgespräche führen oder permanent ungefragte Kommentare abgeben, können einem ganz schön auf die Nerven gehen – das finden allerdings nur 5,8 Prozent der Befragten. Immerhin viermal so viele sind es aus dem Bereich Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce. - Platz 9: Kopiererstau
Faule Mitarbeiter sind nicht beliebt: Wenn Kollegen einen Kopierstau hinterlassen und sich sonst auch jeder Arbeit entziehen, sorgt dies schon einmal für Unmut – in großen Unternehmen sogar bei 20 Prozent der Befragten. - Platz 7: Überquellende Mülleimer
Jeder schmeißt was rein, aber keiner leert ihn aus: den Mülleimer. 12,7 Prozent stören sich daran, dass sich einfach keiner für den überquellenden Mülleimer zuständig fühlen mag. Diesen Störenfried finden in mittelständischen Unternehmen (50-249 Mitarbeiter) 23 Prozent als lästig. - Platz 6 Fehler abstreiten
Zu seinen Fehler sollte man lieber stehen, als diese abzustreiten – letzteres kritisieren 13,2 Prozent der Befragten. Im Gesundheitswesen und medizinischen Bereich ist das Leugnen von Fehlern mit 60 Prozent sogar Bürosünde Nummer Eins. - Platz 5: Laute Privatgespräche
Nicht jeder möchte alles von seinem Nachbarn mitbekommen oder wissen. Daher fühlen sich etwa 20 Prozent der Befragten von privaten Telefongesprächen oder zu lauten Telefonaten belästigt. Aus dem Bereich Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce trifft dies sogar auf 80 Prozent der Befragten zu. - Platz 4: Klatsch und Tratsch
„Weißt Du schon das Neueste?“ oder „Stimmt es, dass …?“: Nicht alle Tratsch- und Klatsch-Geschichten sind am Arbeitsplatz willkommen. Von Lästermäulern fühlen sich knapp 15 Prozent der Befragten gestört. - Platz 3: Unpünktliche Kollegen
Eigentlich wäre um 10 Uhr ein Termin gewesen, doch die meisten Teilnehmer erscheinen erst ein Viertelstündchen später. Diese Unpünktlichkeit löst bei einem Drittel der Deutschen gerne Unmut aus. Im Marketing und Medienbereich sind sogar doppelt so viele von unpünktlichen Kollegen genervt. - Platz 2: Schmutz
Der zweite Störenfried ist Schmutz am Arbeitsplatz. Viele fühlen sich gestört, wenn die Teeküche dreckig ist, abgelaufene Lebensmittel den Kühlschrank verstopfen oder konsequent die Klobürste ignoriert wird. Mit 75 Prozent finden dies besonders Mitarbeiter bei einer Unternehmensgröße von 250 bis 1.000 belästigend sowie mit 63 Prozent Mitarbeiter aus Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen. - Platz 1: Rauchende und trinkende Kollegen
Den ersten Platz teilen sich gleich zwei Kategorien: Dort liegen das Rauchen und Alkohol trinken am Arbeitsplatz sowie ... - ... sowie unangenehme Gerüche
schlechte Gerüche, wie beispielsweise stinkendes Essen oder unangenehmer Körpergeruch. Aber auch nackte Füße gehören zu den meist verabscheuten Bürosünden. Diese Kategorien wurden von jeweils 55 Prozent der Befragten angegeben.