Keine E-Mail mehr mit Anhang
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Auch Atos baut auf Social-Media-Lösungen. Ziel des IT-Dienstleisters ist es, die Ineffizienzen in der Kommunikation zu beheben und die Lücke zwischen der strukturierten Datenverarbeitung (etwa in ERP-Systemen) und der unstrukturierten E-Mail-Kommunikation zu schließen.
"Wenn Informationen in Anhängen und E-Mails unstrukturiert zwischen Mitarbeitern hin- und hergeschickt werden, dann mag das im kleinen Kreis noch einigermaßen funktionieren. Ab einer bestimmten Größe ist das Daten- und Informationsaufkommen aber nicht mehr sinnvoll zu verarbeiten", sagt Gouverneur. Daher wurden der klassischen E-Mail Angebote wie Instant Messaging, Video, Präsenzanzeige, Blogs, Social Networks, Collaboration auf SharePoint-Basis und das Workflow-Tool Lifelink zur Seite gestellt.
Seitdem gilt eine einfache Regel innerhalb der Scientific Community, die künftig für das ganze Unternehmen verbindlich sein soll: Es dürfen keine Attachments via E-Mail mehr versendet werden. Stattdessen verschicken die Mitarbeiter nur noch den Link auf einen File-Server oder ein Dokumenten-Sharing-Tool, wo die Informationen zu finden sind.
Diese einfache Maßnahme bewirkt viel: Die Informationen sind für einen variierenden Personkreis zugänglich, sie verschwinden nicht in einem individuellen Postkorb. Die Versionierung macht Änderungen nachvollziehbar. Damit ist gewährleistet, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Vor allem lassen sich Dokumente zentral einfacher speichern und sichern.
Eine zentrale Oberfläche
Auch sämtliche Blogs, Social Networks und Content-Management-Systeme werden Server-basierend betrieben. Das erleichtert der IT die Aufgabe, die Inhalte und Dokumente vor Datenverlust zu schützen und gesetzeskonform zu archivieren. Weil über das Mail-System im Idealfall nur gemeldet wird, dass Dokumente an bestimmten Speicherorten aktualisiert oder abgelegt wurden, erübrigt sich in letzter Konsequenz sogar deren Archivierung.
Basis für die erfolgreiche Einführung der E-Mail-Alternativen bei Bayer Material Science ist die Integration aller Kanäle unter einer zentralen Oberfläche. Grundlage der internen Social-Media-Aktivitäten des Herstellers von Polymeren ist IBMs Web-2.0-Lösung "Connections".
Sie ist der zentrale Zugangsknoten für alle Kommunikationskanäle. Auch Microsofts Collaboration-Software SharePoint wurde mit dem IBM-Produkt integriert. Connections glänzt nicht unbedingt mit Funktionsvielfalt, doch das findet De Ruwe eher nützlich: "Die Tools müssen ohne Schulung zu bedienen sein, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter unkompliziert Communities und Profile anlegen können."
Atos treibt die Zentralisierung noch weiter, indem alle Funktionen in das unternehmensinterne Portal mit Single-Sign-on integriert wurden. Dort finden die Mitarbeiter neben den diversen Kommunikations- und Social-Media-Angeboten auch sämtliche internen Selfservice-Dienste etwa für Urlaubs- und Reiseanträge.