Eine Alternative im Pilotprojekt
Foto: Bayer Material Science
Der Chemiehersteller Bayer Material Science hat vor zwei Jahren ein Projekt gestartet, um den Know-how-Transfer im Unternehmen zu verbessern und Informationen besser zugänglich zu machen. Das Projekt wurde nicht in die Wege geleitet, um E-Mails abzulösen, sondern um sie zu ergänzen. Ziel war es, Social Media im Unternehmensalltag zu verankern. "Die Initiative kam aus den Fachbereichen", sagt Kurt De Ruwe, CIO bei Bayer Material Science. "Dort hat man festgestellt, dass mehrere Teams an den gleichen Projekten arbeiteten, aber nichts voneinander wussten, weil nicht kommuniziert wurde."
Für das Pilotprojekt wählte De Ruwe die Forschungs- und Entwicklungsabteilung aus. Dort wurden Tools für das Microblogging sowie für Blogs und Wikis eingeführt. Anfangs machte nicht jeder mit, die Teilnahme war freiwillig. Die etwa 50 Mitglieder starke Pilotgruppe war über mehrere Standorte verteilt und arbeitete häufig in Projekten an gemeinsamen Dokumenten.
Schnell wussten die Mitglieder jedoch die Vorzüge von Communities, Blogs, Wikis sowie das Bookmark- und Filesharing zu schätzen. Der Erfolg in der kleinen Gruppe sprach sich im Unternehmen herum. Ohne Zutun des Managements, nur durch Mund-zu-Mund-Propaganda, setzte sich das Angebot auch in andere Abteilungen durch.
Die große Resonanz übertraf die Erwartung von De Ruwe bei Weitem. Schon nach wenigen Monaten gab es 2.000 aktive Nutzer, heute beteiligen sich rund 6.000 der insgesamt rund 14.000 Mitarbeiter. Sie haben sich in etwa 1.000 Communities organisiert. Die Hälfte der virtuellen Gemeinschaften sind nicht-öffentlich, also nur für einen bestimmten Personenkreis aus der Belegschaft zugänglich. Hier können Abteilungen und Arbeitsgruppen projektbezogene Informationen austauschen.
Mitarbeiter und Experten
"Akzeptanz und Nutzen steigen mit der Menge und Qualität der Inhalte. Deshalb ist es wichtig, mit einem Team zu starten, das besonderen Bedarf hat", rät De Ruwe. Um den Know-how-Transfer zu verbessern, wurden die Mitarbeiter ermuntert, ihre Profile zu veröffentlichen und zu pflegen. "Der Weg, das Wissen unserer Mitarbeiter zu nutzen und weiterzugeben, führt nur über gemeinsame Arbeit und Kommunikation", ist De Ruwe überzeugt.
Wenn Mitarbeiter die richtigen Experten finden, können sie Arbeiten und Projekte besser und schneller abschließen. Auch Bayer Material Science hat in der Vergangenheit mit Knowledge-Datenbanken experimentiert. "Was nützen umfangreiche Dokumente, wenn keiner sie liest. Unser Ansatz lautet heute: Finde den richtigen Kollegen und teile dein Wissen", betont der Manager.
Blogs, Communities, Wikis und Collaboration-Tools sollen die E-Mail ergänzen. Das Unternehmen fordert die Mitarbeiter auf, möglichst auf elektronische Post zu verzichten. Die weltweite IT-Abteilung unterhält etwa eine geschlossene Community. Will De Ruwe sämtliche Kollegen über Neuigkeiten informieren, schreibt er einen Blog-Eintrag. "Wer wissen will, was los ist, muss den Blog lesen. Daraus ergeben sich Diskussionen unter Kollegen, die über mehrere Zeitzonen verteilt arbeiten", beschreibt er die Nutzung. Einfach einzurichtende Alert-Funktionen stellen sicher, dass niemand relevante Informationen verpasst.