Verbindungen lösen
Geben Sie Office-Dateien weiter, sollten diese keine Verknüpfungen auf Daten enthalten, auf die der Empfänger keinen Zugriff hat. Am besten lösen Sie die Verbindungen vorher. In älteren Office-Programmen öffnen Sie das Menü Bearbeiten/Verknüpfungen. Klicken Sie zuerst die zu kappende Verbindung an und anschließend Verknüpfung aufheben. Im neuen Office 2007 finden Sie die gleiche Funktion via Office-Knopf/Vorbereiten/Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. In beiden Fällen wandelt Office die eingebetteten Elemente in Bilder um.
Versteckte Infos entfernen
Office-Programme speichern außer dem sichtbaren Inhalt noch unzählige weitere Informationen, wie zum Beispiel den Namen des Verfassers, Teile von gelöschten Texten oder Überarbeitungskommentare. Mit Microsofts "Office 2003/XP-Add-In zum Entfernen verborgener Daten" können Sie diese versteckten Daten beseitigen. In Office 2007 ist eine solche Funktion schon eingebaut. Sie finden diese unter Office-Knopf/Vorbereiten/Dokument prüfen. Falls es nur um Word geht (Versionen 97 bis 2003), hilft auch das kostenlose Programm Doc Scrubber weiter. Es kann verborgene Infos auch anzeigen und entfernen.
Besser öffnen und speichern
Verwenden Sie beim Öffnen oder Speichern immer wieder dieselben Ordner? Erstellen Sie am besten Verknüpfungen dazu in der senkrechten Umgebungsleiste der entsprechenden Dialogfenster A. Klicken Sie den gewünschten Ordner an B und gehen Sie zum Menüpunkt Extras/Zu meiner Umgebung hinzufügen C. Nicht benötigte Verknüpfungen löschen Sie via rechte Maustaste und Entfernen. Wer etwas mehr Platz braucht, klickt mit Rechts in die Umgebungsleiste und wählt die Option Kleine Symbole. Unter Windows Vista mit Office 2007 ziehen Sie die gewünschten Ordner direkt per Maus in die Leiste; über einen Rechtsklick können Sie einen Link entfernen.
Schnellspeichern abschalten
In Office-Programmen bis und mit Version 2003 ist die "Schnellspeicherung" eingeschaltet. Diese Funktion ist nicht besonders zuverlässig und bläht die Dateien unnötig auf. Drücken Sie lieber gelegentlich auf Ctrl+S, um Ihre Arbeit zu sichern, und schalten Sie mittels Extras/Optionen/Speichern die Funktion "Schnellspeicherung zulassen" ab.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp. (Gaby Salvisberg)