Automatismen bändigen
Microsofts Office-Programme versuchen zu erahnen, was Sie gerne machen würden - und tun leider oft das Falsche. So entstehen unter anderem Aufzählungen, Rahmenlinien oder anklickbare Links, die in Ihren Dokumenten nichts zu suchen haben. Bändigen Sie dieses Eigenleben: In Office-Programmen bis und mit Version 2003 öffnen Sie dazu Extras/AutoKorrektur-Optionen. Im neuen Office 2007 finden Sie die AutoKorrektur-Optionen via Office-Knopf/Word-Optionen/Dokumentprüfung bzw. Excel-Optionen/Dokumentprüfung.
Durchforsten Sie danach die beiden Register AutoFormat sowie AutoFormat während der Eingabe. Häufige Nervtöter sind beispielsweise "Gerade Anführungszeichen durch typografische Anführungszeichen", "Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks", "Automatische Aufzählung", "Automatische Nummerierung" oder "Rahmenlinien".
"SMARTTAGS" abstellen
Nach bestimmten Aufgaben wie etwa einer "AutoKorrektur" oder dem Einfügen von Elementen tauchen im Dokument kleine Symbole auf A. Diese sogenannten Smart-Tags geben dem soeben durchgeführten Arbeitsschritt weitere Optionen mit. So bietet Ihnen Microsofts Word beispielsweise an, eine automatisch erstellte Rahmenlinie wieder rückgängig zu machen oder die zugehörigen Einstellungen zu verändern. Mit dieser Unterstützung freundet sich nicht jeder an. Die "SmartTags" schalten Sie so ab: Öffnen Sie wie im vorherigen Tipp beschrieben die AutoKorrektur-Optionen. Deaktivieren Sie im Reiter SmartTags die Einträge "Text mit SmartTags versehen" und "SmartTag-Aktions-Schaltflächen anzeigen".
Inhalte verknüpfen
In Excel wird gerechnet, in Word geschrieben und in PowerPoint präsentiert. Überlassen Sie die verschiedenen Jobs immer den Anwendungen, die sie am besten erledigen. Sollen ausnahmsweise trotzdem ein paar Excel-Zahlen in einem Word-Dokument oder in einer PowerPoint-Präsentation erscheinen? Markieren Sie in Excel die gewünschten Zellen und kopieren Sie diese mit Ctrl+C. Wechseln Sie zu Word oder PowerPoint, setzen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle und gehen Sie zu Bearbeiten/Inhalte einfügen bzw. in Office 2007 im Register Start zu Einfügen/Inhalte einfügen. Aktivieren Sie im neuen Fenster "Verknüpfung einfügen" und wählen Sie "Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen-Objekt". Der Vorteil von Inhaltsverknüpfungen: Wenn die Daten in der Quelldatei bearbeitet werden, passen sie sich in der Zieldatei beim nächsten Öffnen auf Wunsch automatisch an.