von Rechtsanwalt Fabian Laucken und Rechtsanwalt Claas Oehler
Zum 1. Januar 2007 ist das "Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz enthält auch Änderungen der Bestimmungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Einzelkaufleuten, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Es wurde klar gestellt, dass diese Angaben auch in geschäftlichen E-Mails, Faxen etc. enthalten sein müssen.
Der Beitrag gibt einen kurzen Überblick über die aktuelle Rechtslage und den Handlungsbedarf für die betroffenen Unternehmen. Eine Kurzzusammenfassung der Ergebnisse finden Sie am Ende des Beitrages.
1. Inhalt der Gesetzesänderung
Es gibt eine Vielzahl von Einzelregelungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Diese finden sich unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-Gesetz (GmbHG) und im Aktiengesetz (AktG). (Zum Umfang der Pflichtangaben im Einzelnen siehe unten unter Ziff. 4)
Diese Regelungen begannen bisher sinngemäß mit: "Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen" die dann in den jeweiligen Vorschriften weiter spezifizierten Angaben enthalten sein.
Mit dem EHUG hat der Gesetzgeber diese Bestimmungen um den Passus "gleichviel welcher Form" ergänzt, so dass diese nun wie folgt lauten: "Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form, die ...".
Hiermit wollte der Gesetzgeber klar stellen, dass es für die Einordnung der Mitteilung eines Unternehmens als "Geschäftsbrief" nicht auf die äußere Form im Sinne eines klassischen Geschäftsbriefes auf Papierbogen ankommt, sondern auch andere geschriebene Mitteilungen wie Telefaxe, Postkarten, E-Mails etc. umfasst werden. Entscheidend für die Qualifizierung als "Geschäftsbrief" ist, dass es sich bei dem betroffenen "Schreiben" um eine nach außen gerichtete, geschäftliche Mitteilung handelt. Unternehmensinterne Mitteilungen werden nicht erfasst.
Mit der Gesetzesänderung ist jedoch keine Änderung der bisherigen materiellen Rechtslage verbunden, denn schon vor dem Inkrafttreten des EHUG nahm die Rechtswissenschaft an, dass der Anwendungsbereich der Vorschriften weit zu fassen ist. Entsprechend ging auch der Gesetzgeber davon aus, mit dem EHUG lediglich eine Klarstellung der bisherigen Gesetzeslage, nicht aber eine Erweiterung des Anwendungsbereiches der Pflichtangaben vorzunehmen. Dies ergibt sich eindeutig aus der Gesetzesbegründung, in der es heißt: "Auch die herrschende Literaturmeinung (...) geht davon aus, dass der Begriff ,Geschäftsbriefe' nicht nur die klassischen Geschäftsbriefe (...) umfasst, sondern auch Geschäftsbriefe per Telefax, Postkarte, E-Mail etc. Bei der vorgesehenen Änderung handelt es sich also lediglich um eine Klarstellung." (siehe BT-Drucks. 942/05, S. 130)
Es hat sich also - außer der Klarstellung - nichts geändert. Die Reaktion in den Medien auf das EHUG und der allgemeine "Aufschrei" wegen der vermeintlich neuen Pflichtangaben für E-Mails zeigt jedoch, dass sich viele Unternehmen bisher offenbar nicht über die Anwendbarkeit der einschlägigen Vorschriften auch auf E-Mails und den Umfang der erforderlichen Pflichtangaben im Klaren waren. Im Folgenden werden daher einige praktische Hinweise zum Anwendungsbereich und Umgang mit den Pflichtangaben gemacht: