4. Welche Pflichtangaben müssen E-Mails enthalten?
a) Alle unter Ziff. 2 aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben in Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, aufnehmen:
- den vollständigen Firmennamen, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (nachfolgend: Register) eingetragen ist
- Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
- Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn der Geschäftsbrief z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
- Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
- Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
b) Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
- (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
c) Bei AGs müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
- ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden
d) Bei der GmbH & Co. KG müssen die Angaben nach lit. a) sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die KG gemacht werden. Für die Komplementär-GmbH sind weiterhin die Angaben nach lit. b) erforderlich.
e) Bei der Genossenschaft müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
- (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
f) Bei einer OHG, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind noch die Vorgaben des § 125a Abs. 1 Satz 2 HGB zu beachten.
g) Bei einer Zweigniederlassung einer Private Company Limited by Shares (Ltd.) sind folgende Angaben erforderlich:
- vollständiger Firmenname
- Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung (vollständige Adresse)
- Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft, (vollständige Adresse des registered office)
- Rechtsformzusatz (Limited oder Ltd.)
- ausgeschriebene Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (director)