Eigentlich sollte es ja langsam ruhiger werden kurz vor Weihnachten. Die Kunden schließen die Bestellungen ab, die Aufträge sind zumeist ausgeliefert und neue Anfragen und Angebote werden erst im Januar erwartet. Aber dem ist bei weitem nicht so. Überall Hektik, ein Meeting jagt das andere, überall viel zu tun.
Ablaufblockierer
Aber woran liegt es, dass diese eigentlich vom Ansatz her ruhige Zeit so hektisch verläuft? Die Begründung findet man in der Tatsache, dass kurz vor Weihnachten vermehrt Dinge zu erledigen sind, die nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben und die zudem, weil das Jahr zu Ende geht, schneller als sonst erledigt werden müssen. Es gibt in allen Unternehmen viele kleine Dinge, die eine Erledigung von Aufgaben behindern. Dazu gehören grundsätzliche Organisationsprobleme wie falsche Telefonlisten, unzureichende Autorisierungen von Mitarbeitern oder nicht aktuelle Vertretungs- und Abwesenheitspläne. Hinzu kommen unzureichend beschriebene Betriebsabläufe, speziell bei Sonderthemen, die nicht jeden Tag vorkommen.
Sonderthemen brauchen länger
Für die tägliche Arbeit hat der Mitarbeiter normalerweise eine Lösung gefunden, um diese Organisationsprobleme zu umgehen, weil er sonst seine anfallende Arbeit nicht erledigen kann. Zu Weihnachten fallen jedoch zusätzlich zum Tagesgeschäft Sonderaufgaben wie Inventur oder der Versand der Weihnachtskarten an und dann wird man von der Arbeit erschlagen. Diese Themen sind keine Routine und ihr Ablauf meist kaum geplant, weshalb die Erledigung häufig länger dauert, als es eigentlich sein müsste. Wenn die Arbeit einmal über den eigenen Kopf gewachsen ist, fällt es sehr schwer, dort wieder herauszufinden.
Lösungsansätze findet man sicher nicht, wenn man mitten im Weihnachtsstress steckt, sie müssen kontinuierlich entwickelt werden. Dazu stellt man mittels einer Unzufriedenheitsanalyse fest, wo die Engpässe liegen und entwickelt dann zusammen im Team Lösungen, die man gemeinsam umsetzt und kontrolliert. Als Weihnachtsgeschenk bekommt man sie leider nicht. Diese Aufgaben gehören auf die Todo-Liste für das nächste Jahr. Sicher wird man mit einer solchen Methodik nicht alles planen können, aber statt 100% Hektik nur noch 30% zu haben, die man dann erheblich besser bewältigen kann, ist auch ein schöner Erfolg. (gn)
Zum Autor: Helmut König ist Geschäftsführer von Königskonzept, einem Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Marketing, Vertrieb und Organisation. Mehr Informationen: Helmut König - Königskonzept, Tel. 0172 9201709, Fax. 0721 151 430 712, E-Mail: helmut-koenig@koenigskonzept.de, Internet: www.koenigskonzept.de