Zu beantwortende Fragen
Für eine initiale Scope-Beschreibung reicht in der Regel ein Workshop von zwei Tagen. Dort sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Wer sind die relevanten Mitspieler? Wer erwartet sich einen Nutzen von dem IT-System? Wer wird es bedienen?
- Was sind die Ziele dieser Mitspieler? Welchen Nutzen erwarten die verschiedenen Mitspieler von dem System? Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben sie? In welchen Bereichen soll das IT-System Arbeit erleichtern?
- Welche Arbeitsprozesse sind betroffen? Welche Aufgaben haben die Mitspieler? Welche Teile der Wertschöpfungskette sind betroffen? Wo gibt es eine Interaktion zwischen unterschiedlichen Abteilungen? Welche Prozessvarianten gibt es/sind möglich?
- Welche IT-Systeme gibt es schon heute? Welche IT-Systeme sollen das neue System ablösen? Welche "Unter-dem-Tisch-Software" wird aktuell eingesetzt (zum Beispiel Excel-Sheets)? Welche Systeme sollten angebunden werden?
- Welche technologischen Vorgaben sind einzuhalten? Welche unternehmensweiten Standards müssen beachtet werden? Welche Guidelines existieren? Welche Software-Schnittstellen sind zu beachten? Welche Zielarchitektur wird angestrebt?
- Welche Projekte laufen derzeit noch? Wo gibt es möglicherweise Überschneidungen zu anderen Projekten? Wie lassen sich die Projekte abgrenzen? Welche Zulieferungen sind notwendig? Welche Projekte könnten die Arbeitsprozesse oder Ziele verändern?
- Wer sind die relevanten Entscheider? Wer bezahlt das IT-Projekt? Wer muss im Lenkungskreis vertreten sein? Wer sollte über das Projekt und seine Zwischenergebnisse informiert sein? Welche Personen sind Multiplikatoren? Wer entscheidet am Ende über Erfolg oder Nicht-Erfolg?
- Was sind die Rahmenbedingungen? Wie viel Zeit haben wir? Welches Budget steht zur Verfügung? Wie wird das Budget akquiriert?
- Was ist der Business-Case? Wie und wann rechnet sich das Projekt? Wo sind Einsparungen zu erwarten? Wie lassen sich die Kosten rechtfertigen?
In einem Scope-Workshop sollte möglichst alle relevanten Interessen- und Funktionsgruppen vertreten sein, damit eine tragfähige Basis für das Projekt entsteht. Anwesend sollten unter anderem sein:
- Vertreter der betroffenen Fachabteilungen,
- (IT-)Techniker und IT-Administratoren,
- Support-Mitarbeiter und Entscheider,
- Fürsprecher und Gegner sowie
- "alte Hasen" und "junge Hunde".