Wann sich Office aus der Cloud lohnt

Enterprise Unternehmen: Einsparungen von bis zu 20 Prozent möglich

In dem Berechnungsbeispiel eines großen Unternehmens mit 2.000 Mitarbeitern ist die IT-Umgebung identisch aufgebaut, wie bei dem mittelständischen Unternehmen. Sie ist auch virtualisiert, allerdings wird ein virtueller SharePoint-Server zusätzlich benötigt. Für die Integration der IT-Infrastruktur muss das Unternehmen einmalig 30.000 Euro aufwenden, die Betriebskosten einer halben IT-Stelle liegen bei 40.000 Euro jährlich. Somit hat das Unternehmen einen Gesamtaufwand für die Anschaffung und den Betrieb der IT-Infrastruktur über drei Jahre für Hard- und die Software bei einem On-premise-Betrieb von 791.391 Euro.

Im Vergleich dazu fallen in der Cloud bei einem E2-Plan (Umfang der einzelnen Pläne von Microsoft) für Microsoft Office 365 monatlich je Mitarbeiter 9 Euro an, was bei 2.000 Mitarbeitern 18.000 Euro entspricht. Somit beträgt der Aufwand jährlich 216.000 Ero zuzüglich der einmaligen Integrationskosten von 8.000 Euro, auf drei Jahre gesehen sind es 656.000 Euro.

Einsparungen von IT-Ressourcen

Bei größeren mittelständischen und Enterprise-Unternehmen wird Wartung und Betrieb der IT-Infrastruktur überwiegend durch die IT-Abteilung vorgenommen. Für Projekte wie dem Beispiel der Eventmanagement-Plattform kann Office 365 eine sinnvolle Ergänzung zur bestehenden IT sein. Der Regelbetrieb läuft dann nach wie vor über die bestehenden Systeme, der Projektbedarf wiederum wird über die Cloud-Lösung abgebildet. Der Vorteil: kalkulierbare Kosten, standardisierte und skalierbare Lösungen. Das spart IT-Ressourcen, wodurch sich die IT-Abteilung mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

Fazit

Wie die Berechnungsbeispiele zeigen, lassen sich unter bestimmten Umständen auch im gehobenen Mittelstand und bei großen Unternehmen mit Office 365 Kosten sparen. In diesen Firmen werden Wartung und Betrieb der IT-Infrastruktur überwiegend durch die IT-Abteilung vorgenommen. Die Unternehmen werden ihre bestehende IT nicht komplett durch Office 365 ersetzen - für den Regelbetrieb ist on-premise hier nach wie vor die beste Wahl, weil hiermit unternehmensspezifische Anforderungen individueller umsetzbar sind.

Für die angenommenen zusätzlichen Projekt- oder Eventmanagement-Anforderungen jedoch ist das Wolkenbüro eine sinnvolle Ergänzung zur bestehenden Infrastruktur, denn Unternehmen profitieren hier von einer deutlichen Risikominimierung und von hoher Planungssicherheit: Kosten entstehen für die tatsächlichen Nutzerzahlen, während bei der on-premise-Lösung immer das Risiko der Fehlplanung besteht. Wird beispielsweise eine Infrastruktur für 1.000 Teilnehmer geschaffen, aber nur von 500 tatsächlich genutzt, so hat ein Unternehmen zu viel investiert. Genau hier ist der variable Einsatz des skalierbaren Office 365 sinnvoll, bei dem Schwankungen jederzeit ausgleichbar sind.

Cloud-Produkte werden in 2013 reifen

Ebenfalls zu beachten sind (noch) Unterschiede bei den Features: Während die Cloud-Lösung von Exchange bereits die gleichen Funktionalitäten hat, sind SharePoint und Lync noch nicht mit den on-premise-Varianten gleichzusetzen. Allerdings spielt das Einsatzgebiet eine große Rolle, beispielsweise wenn SharePoint als Entwicklungsplattform verwendet wird. Das funktioniert mit SharePoint online noch nicht in der Tiefe und Ausführlichkeit wie mit SharePoint on-premise. In diesem Fall wird sich ein Unternehmen sicherlich für die On-premise-Version entscheiden, damit den Entwicklern eine umfassende Plattform zur Verfügung steht.

Microsoft hat bei den Office 365-Produkten in den letzten Monaten bereits eine Reihe von Feature-Erweiterungen vorgenommen und setzt alles daran, die Lösungen weiter auszubauen. Ab Anfang 2013 werden alle Cloud-Produkte in ihrer Funktionalität führend sein und dann auf die on-premise-Versionen adaptiert. (mhr)