Leere Arbeitsmappe als Grundlage für die Excel-Vorlage speichern
Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und sind vergleichbar mit elektronischen Formularen. Wenn Sie einmalig Struktur und Inhalte für ein bestimmtes Vorlagenthema anlegen, können Sie im Vorfeld Details wie Rechenschritte, Farben, Texte, Formatierungen, Grafiken und Vieles mehr festhalten. Auf die Vorlage können Sie jederzeit zurückgreifen und laufen nicht Gefahr, Formeln und weitere Einstellungen versehentlich zu überschreiben. Die Vorlagentechnik eignet sich für jede Art von Excel-Arbeitsmappen und damit für die unterschiedlichsten Zwecke. Das heißt, Vorlagen für Rechnungen lassen sich genauso nutzen wie beispielsweise eine Arbeitszeiterfassung, Urlaubscheine, Budgets und Vieles mehr.
Öffnen Sie in Microsoft Excel über die Befehlsfolge Datei/Neu/Leere Arbeitsmappe eine leere Arbeitsmappe. Diese soll die Basis für die Vorlage bilden. Um die noch unbearbeitete Vorlage direkt in Excel zu speichern, wählen Sie Datei/Speichern unter und öffnen einen beliebigen Ordner. Geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung für die Vorlage ein. Entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Excel-Vorlage, wenn die Vorlage keine Makros enthält. Für Excel-Vorlagen die Makros enthalten, wählen sie entsprechen den Eintrag Excel-Vorlage mit Makros. Unabhängig davon, ob eine Arbeitsmappe Makros aufweist oder nicht, werden diese automatisch im Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen gespeichert.
Grundgerüst für eine Arbeitsmappe erstellen
Vorgestellt wird das Einrichten einer Dokumentvorlage am Beispiel einer Projektplanung. Wir beginnen zunächst mit dem Anlegen der benötigten Tabellenarbeitsblätter. Für das Beispiel können dies unter anderem eine Übersichtstabelle, ein Wochenkalender, ein Termin- sowie Budgetplan, Übersichten für Teilprojekte, Arbeitspakete und Vieles mehr sein. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Arbeit an einer herkömmlichen Arbeitsmappe. Klicken Sie unten im Excel-Fenster im Register doppelt auf das automatisch vorhandene Arbeitsblatt mit der Bezeichnung Tabelle 1. Überschreiben Sie den Text mit dem Begriff "Übersicht". Klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Register "Übersicht". Die Arbeitsmappe wird automatisch um ein weiteres Tabellenblatt erweitert. Klicken Sie doppelt auf den vordefinierten Tabellennamen und überschreiben Sie diesen mit "Terminplan". Darüber hinaus gewünschte Tabellenarbeitsblätter werden analog eingerichtet. Für dieses Beispiel wird noch eine Tabelle mit der Bezeichnung "Budgetplan" benötigt. Anschließend können Sie sich den Inhalten der einzelnen Tabellen widmen.
Übersichtsblatt einrichten
Einen guten Überblick über komplexe Projekt-Arbeitsmappen verschaffen Sie sich mit Hilfe einer Übersichtsseite. Dort erfassen Sie den Zweck der Arbeitsmappe und bereiten Eingabezellen für wesentliche Informationen wie Projektname, -beginn etc. vor. Um Eingabezellen kenntlich zu machen empfiehlt es sich, diese entweder zu umranden oder mit einem Zellhintergrund zu versehen.
Um einen Zellhintergrund einzurichten, aktivieren Sie das Menü Start. Markieren Sie die gewünschten Zellen. Mehrfachmarkierungen sind durch das Drücken der Strg-Taste möglich. Klicken Sie in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil der Schaltfläche Füllfarbe und entscheiden Sie sich in der Auswahl für die gewünschte Hintergrundfarbe. Professionell wirken dezente Farben, zum Beispiel ein heller Grauton. Tipp: Optisch ansprechender sind fertige Tabellen, wenn Sie die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenüberschriften entfernen. Dazu deaktivieren Sie im Menü Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Kontrollkästchen Gitternetzlinien und Überschriften.
