Strategie 1: Restrukturierung der Lieferantenbeziehung
Der wichtigste Ansatz zur Reduktion der Kosten beim Einkauf von Veranstaltungen ist das Aufbrechen der Wertschöpfungskette. Das entspricht leider nicht der gängigen Praxis. Die Arbeit fast aller Eventagenturen orientiert sich am Prinzip "Alles aus einer Hand" ("Full Service"). Man kann bei ihnen komplette Veranstaltungen von der Planung über Technik, Veranstaltungspersonal und Catering bis hin zum Setbau einkaufen. Dieser Full-Service führt dazu, dass das einkaufende Unternehmen recht viel Geld für Agenturleistungen bezahlt. Ziel der Restrukturierung der Lieferantenbeziehung ist es, nicht mehr alle Gewerke beim "Generalunternehmer" Eventagentur einzukaufen, sondern die Gewerke getrennt zu beschaffen.
Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt vor allem aus zwei Gründen:
- Veranstaltungsagenturen versuchen gezielt, Unsicherheit zu schüren. Sie behaupten, dass ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung nicht garantiert werden könne, wenn nicht die durch die Agentur vorgeschlagenen Subunternehmer beauftragt würden.
- In den Unternehmen ist häufig nicht das benötigte Fachwissen für die erfolgskritischen Gewerke Setbau und Technik vorhanden.
Mit einer Spezifikationsoptimierung können diese Probleme schnell überwunden werden.