Der Arbeitsplatz mit stationärem PC weicht einer zunehmend mobilen Arbeitsumgebung. Mitarbeiter benötigen zeit- und ortsunabhängig Zugang zu wichtigen Daten, was sich mit traditioneller Büroausstattung kaum mehr bewältigen lässt. Zudem erfüllt das angebotene Equipment von Diensthandy oder auch Laptop nicht die Ansprüche der Nutzer, deren Affinität zu mobilen Diensten und Endgeräten durch den privaten Umgang mit ihnen gestiegen ist. Das betrifft dabei nicht nur die Mitglieder der vielzitierten Generation Y. Wie der Bitkom im April 2012 bekannt gab, besitzt jeder zweite Deutsche unter 30 ein Smartphone, aber auch in der Gesamtbevölkerung ist es bereits jeder dritte. Das ebnet den Weg für Bring Your Own Device (BYOD), die Einbindung privater Geräte für Unternehmenszwecke. Angesichts der Popularität moderner mobiler Endgeräte und der möglichen Produktivitätsvorteile findet nach anfänglichen Zweifeln in zahlreichen Unternehmen ein Umdenken statt.
Vorteile und Vorurteile
Bisher kam es eher vor, dass das geschäftliche Smartphone auch einmal privat genutzt wurde, sei es für ein schnelles Foto auf einem Event oder auch ein Update auf Facebook oder Twitter. Inzwischen nutzen Mitarbeiter zunehmend private Endgeräte für geschäftliche Zwecke. Sie sind zumeist leistungsfähiger und "schicker" als die mobile Unternehmens-Hardware und gerade im Außendienst und im Home Office wird gern auf sie zurückgegriffen. Der Trend zu BYOD, wie die Anbindung privater Smartphones, Computer und Tablets an das Unternehmensnetzwerk genannt wird, sorgt jedoch bei vielen CIOs und IT-Abteilungen für Kopfzerbrechen: geprägt von den scheinbar gegensätzlichen Bestrebungen zu Konsolidierung und Standardisierung fürchten sie Wildwuchs, der eine wirtschaftliche Administration unmöglich macht.
Tatsächlich ist es gerade der offene Umgang mit BYOD, der die Bildung einer Schatten-IT verhindert. Reine Verbote führen an der Realität vorbei - der Druck, die eigenen Geräte an die Unternehmensinfrastruktur anbinden zu können, steigt auf allen Ebenen im Unternehmen. Kategorische Abschottung kann im Gegenteil dazu führen, dass das System als restriktiv empfunden wird und die Devices ohne Wissen der IT-Verantwortlichen an das System angebunden werden. Zeigt man hier Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter und man hat gleichzeitig gute Argumente im Kampf um junge Talente, für die der Umgang mit verschiedensten Devices eine Selbstverständlichkeit ist.
Nicht zu unterschätzen ist auch die Auswirkung auf die Mitarbeiterproduktivität, die durch die Verwendung vertrauter, aus dem persönlichen Gebrauch der Mitarbeiter stammender Werkzeuge und Prozesse, wie zum Beispiel Mindmaps, To-Do-Listen, Informationsprotokollierung, eine nicht unwesentliche Steigerung erfahren kann. Diese Best Practices kann der Mitarbeiter im täglichen Umgang mit anderen Kollegen teilen.