Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne Drucker aus. Die Vorstellung eines papierlosen Büros greift nicht, denn oft werden Dokumente ausgedruckt, um sie in Ruhe zu studieren oder sie mit Anmerkungen zu versehen. Ein nicht zu verachtender Anteil an unnützen Ausdrucken landet dabei im Papierkorb.
Schnell wird der Kostenfaktor so zu einem unkalkulierbaren Risiko: Laut Hewlett-Packard gibt jedes Unternehmen dieser Welt im Schnitt fünf Prozent seines Gesamtumsatzes ausschließlich fürs Drucken aus. HP gibt ferner zu bedenken, dass rund 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland die Gesamtaufwendungen für ihr Dokumenten-Management nicht kennen. Wer diese Aufwendungen minimieren möchte, ist gut damit beraten, das Druckverhalten zu analysieren und die anfallenden Kosten im Blick zu behalten.
Der Anschaffungspreis eines Druckers spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern bringt monatlich rund 100.000 Ausdrucke zu Papier. Die dabei entstehenden Folgekosten durch Toner, Papier und Verschleißteile bergen den größten finanziellen Anteil der Druckkosten. Hinzukommen mitunter teure Serviceverträge. Auch bei historisch wachsenden Druckerumgebungen mit Druckern und Kopierern, die je nach Bedarf angeschafft werden, sind schleichende Kostenfaktoren ein unkalkulierbares Risiko.
Um diese Kosten kalkulierbar zu halten, bieten Druckerhersteller verschiedene Abrechnungsmodelle an. Die Angebote reichen hier von All-inclusive-Verträgen, Flatrates (Pauschalangeboten) und Pay-per-click bis zu Smart-Printing-Services.