Gibt Software Sicherheit?
Der Anbieter meines EÜR-Programms hat mitgeteilt: "Mit dem BMF-Schreiben (IV A 4 - S 0316/13/10003) wurde festgelegt, dass auch Buchungen in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zeitnah festzuschreiben sind. Ihre Software erfüllt diese neuen Anforderungen und schreibt nach der Übermittlung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung alle Buchungssätze bis zum Ende des Voranmeldungszeitraums fest". Bin ich damit auf der sicheren Seite?
Nein! Denn die Festschreibung deckt nur einen Teil der GoBD-Vorschriften ab. Wenn die Ablage der Daten in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" erfolgt, entspricht das Programm nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein muss.
Ich bin Arzt. Meine Rechnungen werden von meiner Praxis-Software generiert und ausgedruckt. Alles andere erledigt der Steuerberater. Bin auch ich von den GoBD betroffen?
Ja. Ärzte beziehen als Freiberufler Einkünfte aus selbständiger Arbeit und unterliegen damit den GoBD. Die Rechnungen werden softwaremäßig generiert, das heißt elektronisch erstellt, und sind neben der Verbuchung durch den Steuerberater zusätzlich in einem GoBD-konformen Dateimanagementsystem abzuspeichern.
Als Lehrer gebe ich auch Nachhilfestunden. Manche Eltern verlangen dafür eine Rechnung. Die schreibe ich dann mit der Textverarbeitung und gebe die Einnahmen in meiner Steuererklärung an. Das reicht doch, oder?
Sofern die Rechnungen mit der Hand geschrieben oder mit Hilfe einer Maske in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellt, ausgedruckt und nicht abspeichert werden gelten diese als Papierrechnung (s.o.). Sobald eine Speicherung vorgenommen wird, muss diese in einem GoBD-konformen Dateimanagementsystem erfolgen.
Wie ist das bei einem gemeinnützigen Verein mit Zweckbetrieb. Bin ich als Schatzmeister verpflichtet, Einnahmen und Ausgaben GoBD-konform zu verbuchen und aufzubewahren?
Ja. Auch ein gemeinnütziger Verein ist eine Körperschaft im Sinne des Körperschaftsteuerrechts und somit ein GoBD-pflichtiges Unternehmen. Der Umfang der Steuerbefreiung aufgrund der Gemeinnützigkeit wird erst durch das Finanzamt (z.B. mittels Außenprüfung) festgestellt. Dazu sind GoBD-konforme Unterlagen vorzuhalten. Eine Befreiungsvorschrift aufgrund von "Gemeinnützigkeit" existiert nicht.
Typisch deutsch und bürokratisch. Wenn ich schon muss, haben die GoBD denn wenigstens auch einen Vorteil?
Sie haben sogar zwei! Erstens sind mit einer GoBD-testierten Cloudlösung wie lexoffice alle Daten von überall aus abrufbar. Angebote, Aufträge, Abrechnungen, Kundenverwaltung und Banking lassen sich damit schnell und einfach mobil erledigen. Vor allem behalten Sie Übersicht über ihre Finanzlage - in Echtzeit. Das ist Mehrwert statt Mehraufwand.
Zweitens bietet die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten ohne Papierbeleg große Vorteile: weniger Platzverschwendung durch die langjährige Archivierung von Papierordnern und blitzartiger, gezielterer Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Das schafft Raum für anspruchsvolle oder kreative Aufgaben und sorgt für mehr Transparenz. Am Ende steigt die Professionalisierung bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung - und damit werden in der Regel auch Betriebskosten eingespart. (OE)