Atmosphäre schaffen, um Risiken frühzeitig anzusprechen
Dieses Team hat eine Atmosphäre geschaffen, in der es leichter ist, kritische Faktoren frühzeitig anzusprechen. Und Sie können sicher sein, dass in einem Jahr niemand mit einer Ausrede aufwarten wird, die bei Projektstart als Risiko identifiziert wurde.
Als Führungskraft sind Sie in Ihrem Umfeld gefordert, eine solche Atmosphäre zu schaffen. Der kritischste Faktor dabei könnten Sie selbst sein - indem Sie Optimismus vorschreiben und Kritiker unterbuttern. Natürlich macht es keinen Spaß, wenn einem bei Projektstart Gründe genannt werden, warum es nicht klappen wird. Die bestehenden Bedenken einfach nicht hören zu wollen ist jedoch eine Taktik, die so effektiv ist, wie das Kopf-in-den-Sand-Stecken des Vogel Strauß.
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Gehen Sie als Vorbild voran
Bei Kreativitätstechniken, wie beispielsweise den Denkhüten von Edward de Bono, ist diese notwendige Kritik zwingender Bestandteil der Methode. Gehen Sie selbst als Vorbild voran und sprechen Sie offen über die Gründe, warum das von Ihnen mit vollem Optimismus vertretene Projekt scheitern wird.
Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie als Führungskraft kritische Facetten offen ansprechen, werden Sie am Ende des Projekts keine Ausreden hören. Weil das Projekt nämlich erfolgreich verlaufen ist. Nicht, weil man Kritik unterbunden hat, sondern weil man sie gefördert und zur Verbesserung genutzt hat.
Erinnert Sie das an die Risikolisten, die in manchen Projekten geführt werden? Und in der Tat gibt es Gemeinsamkeiten. Doch zu oft haben mir meine Kunden berichtet, dass solche Risikolisten nur geführt werden, um einen Kritikpunkt irgendwo erfasst zu haben, aber nicht, um aktiv dagegen anzugehen. Dann kann man es auch sein lassen.
Offenheit für Kritik ist ein Erfolgskriterium
Kritik gehört zum erfolgreichen Handeln ebenso dazu wie Optimismus, Leidenschaft und Durchhaltevermögen.
Stellen Sie die Frage mit den Ausreden doch einmal in Ihrem Team. Beginnen Sie selbst, indem Sie die Ausreden anführen, die Sie persönlich nutzen würden. Machen Sie aus der Aufgabe etwas, das Spaß macht. Sie werden vom Ergebnis überrascht sein.
Führen Sie diese Aufgabe bitte nicht erst dann durch, wenn der Projektplan bereits bis ins kleinste Detail erstellt wurde. Dann wird nämlich kaum jemand noch ehrliche Kritik äußern wollen, weil jeder daran denkt, dass dann die Planung nochmals geändert werden müsste. Und wer will gerne alles nochmals überarbeiten. Deswegen ist diese Frage möglichst früh zu stellen.
Und sobald Sie die richtige Kultur geschaffen haben, werden kritische Punkte ohnehin immer dann offen adressiert, wenn sie auftauchen.
7 Schritte gegen die Optimismus-Falle
Mit folgenden sieben Schritten können Sie die Optimismus-Falle in Projekten vermeiden und Kritikern Raum geben:
Planen Sie Ihr Projekt wie üblich.
Sobald die Planung in groben Zügen steht, fordern Sie Ihr Team dazu auf, alle Ausreden zu finden, die sie verwenden würden, wenn das Projekt am Ende angelangt und kolossal gescheitert ist. Gehen Sie selbst als Beispiel voran.
Sammeln Sie all diese Ausreden.
Lassen Sie Ideen entwickeln, wie verhindert werden kann, dass diese Ausreden genutzt werden können.
Lassen Sie alle Projektphasen überprüfen, um diese Ideen einzubringen und die Risiken zu verhindern oder zu reduzieren.
Veröffentlichen Sie den Projektplan.
Machen Sie ein Poster oder ein Flipchart mit allen Ausreden und hängen Sie es im Projektbüro auf. Wenn es kein Projektbüro gibt, zeigen Sie das Poster/Flipchart in jeder Projektbesprechung. Stellen Sie regelmäßig die Frage: "Befinden wir uns irgendwo auf dem Weg zu einer dieser Ausreden?" Wenn ja, leiten Sie umgehend Gegenmaßnahmen ein. (bw)