Integrierte Dokumentenerstellung
Damit die Personalverantwortlichen auch standardisierte Dokumente, wie Zustellungsbriefe, Arbeitszeugnisse oder Bestätigungen der Elternzeit, zeitsparend erstellen können, integrierte forcont ein Dokumentenerstellungs-Modul auf Basis von Microsoft-Word-Vorlagen. HR-Mitarbeiter müssen nun nicht länger die Daten aus der Personalakte in ein Word-Dokument übertragen und dieses anschließend ins System hochladen. Stattdessen können sie das Dokument komfortabel direkt in der Akte erstellen und die in forpeople hinterlegten Daten automatisch in die Vorlage ziehen.
Zusätzlich generiert das System einen QR-Code für jedes Dokument: Wird das Dokument dann beispielsweise zum Unterschreiben ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, erkennt forpeople dank des QR-Codes automatisch den entsprechenden Mitarbeiter und das relevante Register und ordnet das Dokument somit richtig zu.
Neue Module sollen weiter entlasten
Das System, das nun bereits seit November 2015 in Betrieb ist, soll auch zukünftig weiterentwickelt werden. Zum einen ist geplant, die Dokumentenerstellung durch einen automatisierten Freigabe- und Unterschriftprozess zu erweitern. Dokumente lassen sich damit automatisiert an den entsprechenden Verantwortlichen übergeben, der das Dokument im System freigeben und mit seiner elektronischen Unterschrift versehen kann. Der bearbeitende Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung, sobald das Schriftstück freigegeben ist. Somit vereinfacht sich der Freigabeprozess vor allem für die Führungskräfte maßgeblich.
Zum anderen soll es zukünftig auch eine elektronische Arbeitgeberakte geben. Diese beinhaltet alle Unterlagen, die sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen lassen. Das betrifft zum Beispiel Lohnjournale, Lohnsteuer-Listen und Zahlungsübersichten für Krankenkassen wie auch Korrespondenzen mit der Arbeitsagentur, Betriebsvereinbarungen oder Unterlagen zu Krankheitsfällen.
Seit Einführung der Lösung profitiert ISS bereits von zahlreichen komfortablen Funktionalitäten, wie beispielsweise der Volltextsuche oder der Verwendung von QR-Codes, und von einer transparenten, Compliance-konformen Dokumentation aller Aktivitäten. "Wir sind sehr zufrieden mit den Funktionalitäten der Lösung", so Kuipers-Sommer. "Wir würden uns auch heute wieder für die forpeople-Lösung von forcont entscheiden." (oe)
Julia Lucas ist freie Redakteurin aus Mainz und berichtet unter anderem für die forcont business technology gmbh (www.forcont.de).