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Mitarbeiter finanzieren nicht nur ihre Hardware, sondern kümmern sich eigenständig um den Support und Software. Dabei werfen derartige Konzepte rechtliche Fragen auf, zumal es an belastbaren Erfahrungswerten mangelt.
Die unter der Bezeichnung Bring Your Own Device (BYOD) bekannten Konzepte halten langsam Einzug in den Unternehmensalltag: Mitarbeiter finanzieren ihre eigene Hardware und kümmern sich künftig auch noch selbst um den Support von Geräten und Software. In erster Linie sollen dadurch die Produktivität verbessert und die Kosten reduziert werden.
BYOD wirft mangels belastbarer Erfahrungswerte viele Fragen auf. Dabei muss neben der technischen und der kaufmännischen Seite auch die rechtliche Sicht betrachtet werden. Dies ist aus zwei Gründen unabdingbar: Einerseits gibt es für BYOD keine wirkliche gesetzliche Grundlage, andererseits bringt die richtige Rechtspraxis finanzielle Vorteile.
Geldwerte Vorteile nutzen
Schon bei der Anschaffung der Geräte muss festgelegt werden, wer welche Leistung oder welchen Service bezahlen soll. Das gilt zwar in erster Linie für Geräte und Support, aber beispielsweise auch den Zugang zum Internet. Es stellt sich folgende Frage: Für welche Teile des Endgerätes respektive der Software ist der jeweilige Mitarbeiter verantwortlich?
Normalerweise stellen Unternehmen Betriebsmittel kostenfrei zur Verfügung - nicht so bei BYOD: Hier sind sie dazu nicht verpflichtet. Unternehmen steht es demnach frei, den Kauf privater Geräte zu bezuschussen oder auf einen finanziellen Ausgleich zu verzichten. Je nach gewähltem Verfahren müssen bestimmte steuerrechtliche Aspekte beachtet werden.
Gewährt das Unternehmen einen Zuschuss, so muss entschieden werden, ob es sich um einen einmaligen Ausgleich oder ein Zuschuss in Raten handeln soll. Je nach Situation ergeben sich daraus steuerliche Vorteile. Der Mitarbeiter sollte indes für sich klären, inwieweit der Zuschuss als geldwerter Vorteil versteuert werden muss und ob der privat finanzierte Teil des Gerätes sogar als Werbekosten geltend gemacht werden kann.