Legen Sie ein klares und messbares Ziel fest
Sie wissen: Effektivität ist die Fähigkeit, das Richtige zu tun. Das Richtige ist das, was Sie Ihrem Ziel einen Schritt näher bringt. Soll Ihr nächstes Meeting effektiv sein, ist es zwingend erforderlich, im Vorfeld ein klares Ziel zu definieren. Und genau hier liegt oftmals die Krux: Die Teilnehmer kommen einigermaßen pünktlich zusammen und kennen vielleicht noch die Tagesordnung, aber es ist völlig offen, was das eigentliche Ziel der Zusammenkunft ist.
Eine Besprechung sollte nie allein zum Zweck der Information einberufen werden. Wer sein Team lediglich über etwas informieren will, kann eine E-Mail schreiben. Halten Sie eine Besprechung auch nur zur Unterstützung einer bereits getroffenen Entscheidung ab, aber nicht, um eine Entscheidung zu treffen.
Das Ziel einer Besprechung ist für den Erfolg essenziell. Daher sollten Sie bei der Vorbereitung auf das Meeting dieses Ziel festlegen und auch allen Beteiligten offen kommunizieren. Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch unterschiedliche Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine Frage, die am Ende beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung.
Was wollen Sie im nächsten Meeting erreichen?
Laden Sie nur die unbedingt erforderlichen Teilnehmer ein Laden Sie weniger Teilnehmer und nur diejenigen ein, die Sie brauchen, um Ihre Besprechungsziele zu erreichen - die Produktivität sinkt, je mehr Menschen anwesend sind. Genau genommen gibt es nur zwei gute Gründe, warum Ihre Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen sollten: Entweder sie können etwas dazu beitragen oder sie können etwas lernen. Dazwischen gibt es nichts. So einfach ist das.
Bestimmen Sie die Tagesordnungspunkte
Kein Meeting ohne eine klare Agenda. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein Meeting ohne Agenda ist für alle Teilnehmer die reinste Zeitverschwendung. Die Agenda ist das Endprodukt Ihrer scharfen Vorüberlegungen zum Thema, den Zielen und Inhalten sowie zum Ablauf des Meetings. Wenn Sie der Meinung sind, für Ihre Meetings benötigen Sie keine Agenda, verlegen Sie sie am besten in einen Biergarten oder sagen Sie sie gleich komplett ab.
Sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer bereits in der Einladung ganz genau weiß, worum es geht und was seine Rolle dabei ist. Nur das, was auf der Agenda genannt wird, wird im Meeting diskutiert.
Drehen Sie die Agenda um
Setzen Sie den üblicherweise letzten Punkt jeder Agenda an den Anfang und beginnen Sie mit dem Punkt »Verschiedenes« oder »Sonstiges«. Das ist der Punkt, der sich erfahrungsgemäß stets am längsten hinzieht. Am Anfang einer Besprechung werden Sie ihn jedoch in Windeseile abhaken können.