Wichtig ist in dieser Phase, dass Sie den Mitarbeitern signalisieren, dass Sie ihre Ängste und Befürchtungen sowie Wut und Enttäuschung verstehen; des Weiteren, dass Sie Ihre Sorgen als begründet und Ihre Emotionen als berechtigt erachten. Keinesfalls sollten Sie mit emotionalen Killerphrasen wie "Das wird alles nicht so schlimm" oder noch besser "Kein Grund zur Sorge" einen Beschwichtigungskurs fahren. Nehmen Sie die Gefühle Ihrer Mitarbeiter ernst. Und versprechen Sie ihnen (auch indirekt) nichts, was Sie nicht sicher halten können. Versprechen Sie ihnen aber, dass Sie sie, sobald Sie genauere Informationen haben, informieren.
Aktiv das Gespräch mit den Mitarbeitern suchen
Den Gesprächen mit den Mitarbeitern sollten Sie sich nicht nur stellen. Sie sollten diese aktiv suchen. In den Gesprächen müssen Sie aber darauf achten, dass Sie nicht auch selbst Unverständnis für die Entscheidung der Unternehmensleistung äußern und eventuell sogar wie einige Mitarbeiter auf "die da oben" fluchen - selbst wenn dies Ihrer Gefühlslage entspricht. Denn Ihr Job als Führungskraft wird es sein, die Entscheidung der Unternehmensführung umzusetzen. Und wenn Sie sagen, dass Sie die Entscheidung, Personal abzubauen, "eher kritisch" sehen, können Sie sicher sein, dass der Flurfunk in Ihrem Unternehmen bald verkündet "Auch unser Chef ist dagegen". Doch nicht nur dies. Ihre Mitarbeiter werden Sie immer wieder mit Ihrer Aussage konfrontieren - zum Beispiel, wenn Sie mit ihnen Trennungsgespräche führen.
Bewährt hat es sich in solchen Situationen, mit den Mitarbeitern zu vereinbaren: "Leute, lasst uns in zwei Tagen nochmals zusammensetzen und darüber sprechen. Dann habe ich vielleicht schon etwas mehr Informationen." Warum? Zwei, drei Tage nach der Ankündigung des Personalabbaus hat sich meist der erste Sturm der Entrüstung gelegt, denn die Mitarbeiter konnten darüber schlafen und für sich analysieren: Was könnte dies für mich bedeuten? Deshalb ist nun sachlichere Gespräche über die veränderte Situation möglich. Mit etwas zeitlichem Abstand sind die meisten Mitarbeiter auch für Argumente offen wie: "Leute, dass etwas geschehen würde, war abzusehen - bei den Zahlen, bei der Marktsituation. Da musste der Vorstand reagieren. Wenn er nicht reagiert hätte, dann hätten wir im nächsten Jahr vermutlich alle darüber geklagt: Warum hat der Vorstand nicht früher reagiert." Dies sollten Sie den Mitarbeitern auch sagen. Zugleich sollten Sie ihnen aber vermitteln, dass Sie es durchaus angemessen finden, wenn sich jeder Gedanken über seine persönliche Situation macht, und ihnen versprechen, dass Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten alles tun werden, um den Prozess des Personalabbaus möglichst fair zu gestalten.