Es gibt heute wohl kein Büro mehr ohne Telefonanlage, Scanner, Drucker und Kopierer. Und weil die Bürotechnik von Jahr zu Jahr intelligenter wird, tauschen deutsche Unternehmen sie im Schnitt alle drei bis fünf Jahre aus. Was dabei nur wenigen bewusst ist: Selbst Kopierer speichern heute Unmengen sensibler Daten. Gelangen diese in die falschen Hände, kann das für den ehemaligen Besitzer sogar existenzbedrohliche Folgen haben, warnt Ermittlungsexperte Marcus Lentz. Seine bundesweit operierende Detektei wird immer öfter um Schadensbegrenzung gebeten.
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Was passiert mit einem Kopierer am Ende seines Lebenszyklus? Ob Kauf- oder Leasinggerät - häufig realisieren die Besitzer den Restwert durch einen Verkauf über ebay oder andere Plattformen für gebrauchte Güter. Für wenige Hundert Euro können Schnäppchenjäger so nicht nur ein echtes Profigerät erwerben, sondern mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Tausende Seiten an sensiblen, persönlichen Daten. "Nicht nur Scanner, sondern auch Kopierer speichern fast unendlich viele Dokumente auf einer eingebauten Festplatte ab. Wird diese vor dem Austausch nicht komplett und sicher gelöscht, ist es ein Leichtes, sie durch Unbefugte auszulesen", erklärt Marcus Lentz, Geschäftsführer der Detektei Lentz.
Seiner Erfahrung nach ist das damit verbundene Risiko nur wenigen überhaupt bewusst. Auch eine Umfrage des Wirtschaftsmagazins Plusminus ergab kürzlich, dass bis zu 75 Prozent der angesprochenen Unternehmen, darunter Anwaltskanzleien, Arztpraxen und Steuerberater, beim Wechsel des Kopierers gar nicht an eine Löschung der Festplatte gedacht oder von einem möglichen Datenleck nichts gewusst hatten. Selbst die angebliche Rund-um-Sorglos-Lösung Leasing löst das Problem nicht: Der Nutzer muss die Löschung seiner Daten explizit verlangen, wenn er das Gerät tauscht. Sonst haftet er für das Datenleck - nicht der Leasinganbieter, der das Gerät weiterverkauft hat.
Bis zu 10.000 Dokumente pro Gerät
Und in jedem Unternehmen gibt es sensible und vertrauliche Daten: von Angeboten über Verträge bis hin zu Personalakten oder Konstruktionszeichnungen. Dies alles wird kopiert, gescannt, gedruckt - und dabei eben auch gespeichert. Die Festplatten moderner Kopiergeräte können bis zu 10.000 Dokumente und mehr archivieren. "Eine gravierende Sicherheitslücke", mahnt Lentz.
"Wirtschaftsspione, Betrüger und Erpresser haben dieses Einfallstor längst erkannt und nutzen es zum Teil systematisch!" Dabei gelten im Hinblick auf den Datenschutz für Geheimnisträger wie Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater besonders hohe Anforderungen: Sie kopieren häufig hochsensible, strengvertrauliche Daten ihrer Patienten und Mandanten - darunter Patientenakten, Strafbefehle, Steuerbescheide. Verwahren sie diese Daten nicht sicher, drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen. Trotzdem ist das Problem auch in diesen Kreisen vielen nicht bekannt. "Kommt es nach einem Gerätewechsel zu Erpressungsversuchen, ist es zum Handeln in der Regel bereits zu spät", weiß Marcus Lentz.
Wird der ehemalige Besitzer von selbst auf das Versäumnis aufmerksam, gelingt es seinen professionellen Wirtschaftsermittlern in der Regel, den Weg des Gerätes nach Rückgabe oder Verkauf zurückzuverfolgen, um eine sichere Löschung der Daten zu veranlassen. Auch hierzu braucht es entsprechendes Knowhow: Denn die integrierten Löschbefehle der Kopiergeräte überschreiben vorhandene Daten meist nicht, sondern tilgen nur das Dateiverzeichnis. Somit sind die Daten physikalisch noch vorhanden und können rekonstruiert werden. Selbst die Formatierung der Festplatte reicht meist nicht aus. Profis können auch hier die Daten wieder lesbar machen.
"Wer auf Nummer sicher gehen will, muss alle Informationen, wie Konfigurationseinstellungen von netzwerkfähigen Geräten und Passwörter zur Authentifizierung der Nutzer, löschen", wie der erfahrene Detektiv weiß. "Sonst können Hacker diese Informationen eventuell nutzen, um ein Unternehmen langfristig auszuspionieren." Hundertprozentige Sicherheit bietet letztlich nur der Ausbau der Festplatte und ihre Entmagnetisierung oder physische Zerstörung.