4. Schritt: Die Pilotphase
Nun folgt die Pilotphase des Projekts. Dazu werden einzelne Nutzer auf die neuen Systeme migriert. Die entsprechenden Mitarbeiter sollten zuvor eine ausführliche Schulung und Einweisung in die neuen Systeme erhalten. Dies gilt insbesondere für die neue Oberfläche und zusätzliche Funktionen, die nicht gerade selbsterklärend sind. Zum Beispiel lassen sich nun zwei Monitore parallel nutzen, etwa für Videokonferenz und Dokumentenanzeige. Erstmals ermöglicht der Client auch Live-Bilder von bis zu fünf Gesprächspartnern mit bis zu 1.080p-HD-Auflösung gleichzeitig. Die Nutzeranmeldung und die Bedienung der meistgenutzten Funktionen sind dagegen mit der Vorgängerversion weitgehend identisch.
Nach dem Umschalten ihrer Accounts können Mitarbeiter die neue Version ausprobieren und im Arbeitsalltag einsetzen. Wichtig ist hier eine ausführliche Feedback-Schleife der Pilotnutzer an die IT-Abteilung. Sie sollten alle Fehler und Probleme festhalten und zeitnah weitergeben. Neben der Performance und Verfügbarkeit sowie der Verbindungsqualität mit verschiedenen Partnern zählen dazu auch die Bedienbarkeit sowie mögliche Effizienzgewinne und -verluste für den täglichen Betrieb.
Die User Experience basiert in der Regel auf der Bandbreite, vor allem bei mobilen Nutzern, externen Partnern und in Niederlassungen. Dies gilt insbesondere für HD-Videokonferenzen und weitere Spezialanwendungen. Um den Bedarf festzustellen und spätere Herausforderungen zu vermeiden, ist die Analyse durch erfahrene Systemintegratoren notwendig, insbesondere beim Einsatz von HD-Video und Multiparty-Video. Mobilgeräte sind mindestens mit 3G, besser 4G/LTE oder Wi-Fi anzubinden, damit diese IP-Audio- oder -Video-fähig sind. Zudem sollten natürlich auch die Arbeitsplatzrechner sowie Kameras und Headsets über eine gute Qualität verfügen, um eine reibungslose Übertragung von Bild und Ton zu gewährleisten.
5. Schritt: Der Rollout
Nach der Feinjustierung von Lync 2013 auf Basis des Nutzer-Feedbacks sowie diverser Performance-Messungen wird die entsprechend angepasste Software im Unternehmen ausgerollt. Dies kann schrittweise nach Abteilungen oder Niederlassungen erfolgen oder in einem Schritt für alle Nutzer. Abhängig ist dies vom jeweiligen Nutzungsszenario. Bei kleineren Unternehmen bietet sich der "Big Bang" an, bei großen Unternehmen oder Firmen mit zahlreichen Filialen eher die Step-by-Step-Methode. Jedoch kann auch hier der einmalige Rollout sinnvoll sein, um von der höheren Qualität und besseren Vernetzung für UC-Anwendungen wie Videokonferenzen zu profitieren. In jedem Fall sollte der Migrationsplan strikt eingehalten werden, also pro Abteilung oder Niederlassung erst die vollständige Installation von Lync 2013 erfolgen, bevor die entsprechenden Nutzer darauf umgeschaltet werden. Sonst können Fehler entstehen, die leicht vermeidbar wären.
6. Schritt: Deinstallation der alten Software
Nach der Migration sämtlicher Nutzer sollte unbedingt eine Übergangszeit zur Prüfung der neuen Version vorgesehen werden. Erst dann ist es ratsam, Lync 2010 vollständig zu deinstallieren. Da die bisherige Version parallel betrieben wurde, gestaltet sich dies relativ einfach. Zu beachten ist hier nur, dass die Version sauber entfernt wird, um keine lizenzrechtlichen oder technischen Probleme zu bekommen. Dann ist die Migration auf Microsoft Lync 2013 vollständig und erfolgreich abgeschlossen. (mje)