Stand-up-Meetings
Im Falle des Teamleiters der IT-Infrastrukturbetreuung kam beispielsweise heraus, dass sich das Team nicht mehr jeden Montag für 1 bis 2 Stunden trifft, sondern lieber täglich bei der Schichtübergabe und nur für eine Viertelstunde, in sogenannten 15-minütigen Stand-up-Meetings. Im Stehen rund um einen hohen Bartisch treffen zum Beispiel die Mitarbeitenden der Früh- und Spätschicht zusammen und es wird von wichtigen, bereits erledigten Tätigkeiten berichtet, end es werden die noch offenen Aufgaben übergeben. Besteht über die 15 Minuten hinaus Abstimmungsbedarf beispielsweise zwischen zwei Serverspezialisten, bleiben die beiden im Anschluss am Tisch stehen oder setzen sich direkt vor den Bildschirm und klären ihren Fall unter vier Augen. Die anderen widmen sich ihren eigenen Aufgaben oder gehen in den Feierabend.
Das auf dem Bartisch mal eine Tasse Kaffee oder ein Glas Cola steht, ist OK. Ein Teller Suppe oder Alkohol ist allerdings tabu. Diese und andere Vereinbarungen wurden zu Beginn des Stand-up-Meeting-Formats mit allen Teammitgliedern getroffen, auch wenn manche Regeln schon in der Unternehmens-Policy stehen. Zu Beginn des neuen Formats wurden einerseits im Team strukturelle Rahmenbedingungen wie Sinn und Zweck, Häufigkeit, Dauer und Ort des Meetings vereinbart. Andererseits wurde auch das Miteinander vereinbart, also WIE alle miteinander umgehen wollen, rein auf der menschlichen Ebene. Soll jeder der Reihe nach zu Wort kommen oder gibt es spontane Beiträge? Was ist mit zu spät kommenden? Welche Verantwortlichkeit übernimmt jeder Einzelne? Und was sein oder ihr Beitrag dafür? Wie werden Entscheidungen getroffen?
All diese Vereinbarungen wurden schriftlich festgehalten und unterschrieben. Hin und wieder kommt diese Whiteboard-Folie wieder an die Wand und es wird gemeinsam reflektiert, ob die Vereinbarungen eingehalten wurden, ob welche obsolet sind oder ob Neue Regeln aufgenommen werden sollen. Beispielsweise hat der Geschäftsführer eines kleinen Systemhauses mit seinem Team vereinbart, dass die Moderation der monatlichen Teamsitzung reihum wandert. Also hin und wieder sowohl die kommunikative Vertrieblerin durch das Meeting leitet als auch der weniger redegewandte "Nerd". Das schafft Verantwortlichkeit, Empathie und Akzeptanz.