Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Das Kontrollverfahren bestätigt also lediglich, dass die Rechnung weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert wurde und dass die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich laut dem Bundesfinanzministerium allein an diesem Ziel zu orientieren. Innerbetriebliche Kontrollverfahren sind also Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Er kann aber das Verfahren frei wählen und wird nach Auffassung der Finanzverwaltung ohnehin im eigenen Interesse überprüfen, ob
- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, also ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, und
- der Rechnungsaussteller damit tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat und die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist,
damit er sicherstellen kann, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.
In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, hat die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr und kann insbesondere nicht mehr dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert.
Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Das kann zum Beispiel im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber auch einfach durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg, etc.).
Von der Finanzverwaltung werden jedenfalls keine bestimmten technischen Verfahren vorgeschrieben, die die Unternehmen verwenden müssten. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt auch keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.
Andererseits trägt der Unternehmer die Beweislast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Das Ministerium weist daher auch noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Papier- und elektronische Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind, und während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Sind die Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann der Unternehmer den Nachweis, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung besaß, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen.