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Die Uhr tickt: Nur noch knapp sechs Monate, dann tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft! Auch wenn für bestimmte Bereiche noch Übergangsfristen gelten, ein Punkt steht fest: Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Egal, ob Fachhändler, Dienstleister, Zulieferer oder deren Kunden - ohne rechtzeitige Vorbereitung auf die E-Rechnung steht das Business still, da die meisten eingehenden Rechnungen nicht mehr lesbar sind. Es gibt also viel zu tun.
Die E-Rechnung kommt Anfang 2025 zwangsläufig
Wer bisher Rechnungen mit Word und Excel geschrieben und als PDF oder als Papierrechnung per Post verschickt hat, muss sich bald umstellen. Denn sowohl ausgedruckte als auch per PDF verschickte Rechnungen enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die nicht maschinenlesbar sind. Ein übliches PDF, wie auch TIFF, PNG, Word-Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen, sind lediglich visuelle Darstellungen einer Papierrechnung und erfüllen somit nicht die Anforderungen einer E-Rechnung.
Deswegen müssen Unternehmer ihre Buchhaltung so umstellen, dass sie in der Lage ist, rechtskonforme E-Rechnung zu verschicken. Der Grund ist eine EU-Richtlinie, die genaue Anforderungen an den künftigen Rechnungsaustausch zwischen europäischen Unternehmen vorgibt. Am 1. Januar 2025 tritt die erste Stufe der E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese schreibt fest, dass Rechnungen zwischen innerdeutschen Unternehmen (B2B) künftig ausschließlich in Form von E-Rechnungen zulässig sind.
Es gibt allerdings noch Ausnahmen: Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro pro Jahr haben noch bis zum 1.1.2028 Zeit, ihre Leistungen in Form einer E-Rechnung zu berechnen und zu versenden. Alle anderen Unternehmen müssen spätestens ab dem 1.1.2027 der E-Rechnungspflicht genügen und die Rechnungen entsprechend verfassen.
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen verarbeiten können
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können, gilt aber für alle Firmen - gleich welcher Größe - ab dem 1. Januar 2025.
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Abrechnungen zwischen Firmen. Privatkunden sind von dieser Regelung ausgenommen. Nicht betroffen sind zudem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfrei erbrachte Services, wie Gesundheits- und Sozialleistungen.
Keine Ausnahme gibt es für Kleingewerbetreibende, selbst wenn sie keine Umsatzsteuer berechnen und keine Vorsteuer abziehen. Auch sie müssen künftig E-Rechnungen erstellen und empfangen können.
Um eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können, ist es für Firmen am einfachsten, sich die passende Software zuzulegen. Für die meisten gängigen Buchhaltungs- und Rechnungserstellungs-Systeme wird es rechtzeitig, also spätestens zum Jahresende 2024, entsprechende Updates geben. Dann werden all diese Softwarepakete mit den für E-Rechnungen erforderlichen XML-Formaten umgehen können. Alternativ gibt es einige kostenlose Tools im Internet, mit denen sich gültige E-Rechnungen erstellen lassen sowie spezielle E-Rechnungs-Viewer, die XML-Rechnungen lesbar darstellen.
Ferner hat auch das Bundesministerium für Finanzen angekündigt, für Unternehmen eine kostenlose Lösung zum Visualisieren und Erstellen von E-Rechnungen bereitzustellen.
Keine Vorschriften oder Änderungen gibt es dagegen beim Übertragungsweg: E-Rechnungen dürfen also nach wie vor per E-Mail verschickt werden.
Bei Rechnungen an und von öffentlichen Auftraggebern und Verwaltungen gelten die Vorgaben für E-Rechnungen bereits seit November 2020. Jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Verwaltungen stellt, muss die Standards XRechnung oder ZUGFeRD einhalten.
Die Motive zur Einführung der E-Rechnung
Hintergrund für die Einführung der E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz, das die Digitalisierung in Deutschland voranbringen und die Wettbewerbsfähigkeit stärken soll. In diesem Kontext unterstützt der Gesetzgeber Unternehmen bei der digitalen Transformation und vereinfacht digitale Technologien wie das E-Invoicing. Zudem soll die Umstellung auf das E-Rechnungssystem den grenzüberschreitendem Umsatzsteuerbetrug vermeiden. Dieser ist ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken.
E-Rechnungen basieren auf dem Datenaustausch-Standard "XRechnung", der ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält und entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.
Um den Austausch zwischen Unternehmen in Europa zu erleichtern, hat die EU Normen und einheitliche Standards für die Darstellung von E-Rechnungen definiert. Rechnungssysteme sowie Rechnungsprozesse verschiedener Organisationen und Unternehmen sollen auf diese Weise in die Lage versetzt werden, einheitlich und effizient miteinander zu arbeiten beziehungsweise Daten auszutauschen.
Vorteile der E-Rechnung
Die zur Einführung der E-Rechnung notwendigen Digitalisierungsmaßnahmen mögen zwar lästig sein, aber deren Mehrwert stellt sich rasch ein. Auch für kleinere Unternehmen lohnt die Umstellung auf E-Rechnung. Und das sich die Vorteile:
Viele Arbeitsprozesse lassen sich mit Hilfe einer entsprechenden Softwarelösungen verschlanken sowie vereinfachen, und gleichzeitig die ordnungsmäßige, GoBD-konforme Archivierung der Rechnungen sicherstellen.
Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer und automatisierter Durchlaufzeiten schneller.
DieFehleranfälligkeit beim Erstellen der Rechnungen sinkt. Zudem lassen sich vom Geschäftspartner geforderte Rechnungsstandards und Compliance-Anforderungen in E-Rechnungen besser umsetzen.
Kostenersparnis: Es fallen weder Papierkosten noch Porto an.
Platzersparnis: Auch digitale Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden. Allerdings nehmen sie - anders als Papierrechnungen - keinen Platz weg und sind schnell wieder auffindbar.
Sicherheit: Sie sensiblen Rechnungsdaten lassen sich bei E-Rechnungen verschlüsseln sowie signieren und bieten somit erhöhte Sicherheit gegenüber herkömmlichen Rechnungen.
Bessere Entscheidungsbasis: Finanzdaten sind für den Unternehmer jederzeit und überall abrufbar und erleichtern unternehmerische Entscheidungen.
E-Rechnung
Hybrides ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Kombination aus PDF/A-Dokument und XML-Datei. Durch die Verbindung strukturierter maschinenlesbarer Daten (XML) und der visuellen Darstellung der Rechnung in einem PDF/A-3-Dokument lässt sich die Rechnung maschinell lesen sowie automatisiert verarbeiten. Andererseits können auch Menschen sie lesen.
Die XRechnung wurde vom deutschen Gesetzgeber basierend auf einer EU-Norm beschlossen und eingeführt. Die Rechnungsinformationen werden in einen XML-Datensatz gewandelt und als eine XML-Datei gespeichert, die dann an den Rechnungsempfänger gesendet und elektronisch gelesen werden kann. Dieses Format kommt unter anderem bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz.
E-Rechnungen werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt. Ohne spezielle Software – wie etwa eine Buchhaltungs- oder Rechnungserstellungslösung beziehungsweise ein E-Rechnungs-Viewer – ist der Inhalt der Rechnung für Menschen nicht lesbar.
EDI-Verfahren und EDIFACT-Format sind Schlüsseltechnologien für den branchen- und länder-übergreifenden Datenaustausch. EDI (Electronic Data Interchange) ist ein elektronisches Datensystem, über das Unternehmen auf globaler Ebene strukturierte Geschäftsdaten sicher und effizient übermitteln können. Hierzu legt der Standard EDIFACT – als Bestandteil von EDI – einheitliche Datenformate und Codes fest, um weltweit einen reibungslosen Datenaustausch auch zwischen unterschiedlichen Computersystemen zu gewährleisten.
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