Obwohl die Zukunft sehr viel versprechend aussieht für den Einsatz von Farbe, muss darauf hingewiesen werden, dass es nicht ausreicht ein Multifunktionssystem anzuschaffen und die Mitarbeiter nach der Installation damit uneingeschränkt alles drucken zu lassen, was sie nur wollen. Das wird die Kosten schnell nach oben treiben und ist einer der häufigsten Gründe dafür, warum einige Unternehmen sehr zurückhaltend sind, wenn es um die Anschaffung eines Farbsystems geht. Der Fachhändler kann dem Kunden allerdings helfen, diese internen Kostenfallen auszuschließen.
Im Kern ist es nicht nur das Multifunktionssystem allein, dass die Kosten beeinflusst. Ausschlaggebend ist der kontrollierte Einsatz. So sind beispielsweise die farbfähigen oder "Smart Colour"-Systeme eine flexible Lösung für Unternehmen, die den Anwendern eine Farbdruckmöglichkeit bei Bedarf zur Verfügung stellen wollen und ansonsten in s/w drucken. So wird gewährleistet, dass Dokumente, deren Ausgabe in s/w ausreicht, nicht durchgehend in Farbe gedruckt und so unnötige Kosten verursacht werden. Dazu zählen beispielsweise E-Mails.