Der Auslöser einer Betriebsprüfung ist vielfältig. Der Steuerpflichtig wird zufällig ausgewählt und ist dann einfach "an der Reihe". Aber es kann auch Auslöser geben wie stark schwankende Gewinne, Auslandsgeschäfte, Klärung der bis dahin vorliegenden Freiberuflichkeit oder andere steuerlich strittige Sachverhalte.
Auch wenn die Betriebsprüfung mit unveränderten Bescheiden enden sollte, kostet sie Zeit und Geld - Zeit, die der Steuerpflichtige und sein Steuerberater investieren, und Geld, die der Mandant seinem Steuerberater als Honorar zahlt. Wichtig ist, Ruhe zu bewahren und selbstbewusst mit der Situation umzugehen. Buchprüfer erledigen ihre Aufgabe normalerweise auf faire Art und Weise.
Die Ankündigung einer Betriebsprüfung erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor deren vom Finanzamt geplantem Beginn. Geprüft werden häufig die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer für drei Jahre. Wurde ein Steuerpflichtiger bis dahin als Freiberufler behandelt, wird sein Status im Rahmen einer Betriebsprüfung mit hoher Sicherheit überprüft.
Eine Erfolg versprechende Strategie sollte in folgenden Schritten verlaufen:
Schritt 1: Aufbereitung der für die Prüfung relevanten Unterlagen
Die buchhalterischen Belege: Ausgangsrechnungen, Betriebsausgaben, Kontoauszüge des Geschäftskontos, Gewinnermittlung, Fahrtenbuch etc. werden für die Prüfung zusammengestellt.
Achtung: Die Unterlagen sind vor Abgabe nochmals auf ihre Ordnungsmäßigkeit und erkennbare betriebliche Veranlassung zu prüfen. Ansonsten droht deren Aberkennung.
Schritt 2. Aushändigung der Unterlagen an den Prüfer und erstes Gespräch
Die Prüfung kann beim Steuerpflichtigen vor Ort, beim Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Der Prüfer erhält die Unterlagen elektronisch, auf CD und in ausgedruckter Form.
Empfehlung: Informatiker sind häufig in auswärtigen Projekten tätig, und deshalb ist es möglich, die Prüfung beim Finanzamt durchzuführen. Wurden Geschäftsräume steuerlich geltend gemacht, wird der Prüfer einen Ortstermin vereinbaren, um die örtlichen Gegebenheiten zu besichtigen.
Trotzdem ist es sinnvoll, die Prüfung nicht beim Steuerpflichtigen durchzuführen. Das bedeutet einige Tage Verdienstausfall, und aufkommende Fragen werden sofort und direkt gestellt. Besser ist es, die Fragen sammeln zu lassen. Nach Rücksprache mit dem Steuerberater lässt es sich überlegter antworten.
Strategie: Falls ein Steuerberater vorhanden ist, sollte dieser mit dem Prüfer ein erstes Telefonat führen. Vielleicht gibt es seitens des Prüfers interessante Bemerkungen. Danach bringt der Steuerpflichtige die Unterlagen zum Finanzamt und kann ggf. erste Fragen beantworten. Ein erstes Gespräch hinterlässt einen positiven Eindruck - besser, als sich hinter dem Steuerberater zu verstecken.
Schritt 3: Durchführung der Prüfung und Bekanntgabe der Prüfungsfeststellungen
Normalerweise dauert die Betriebsprüfung, mit Unterbrechungen, ein bis zwei Wochen. Es ist sicherzustellen dass sich der Prüfer in dieser Zeit direkt an den Steuerberater wenden darf, um Fragen zu klären. Der Prüfzeitraum kann von drei Jahren auf weitere Jahre erweitert werden. Grund könnten eine unterstellte Gewerblichkeit sein, um dadurch die Nachzahlung der Gewerbesteuer zu erhöhen, oder auch festgestellte Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit.
Wichtig: Fragen des Prüfers sind eindeutig zu beantworten und ggf. mit Beweisen zu belegen. Durch die intensive erfolgreiche Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen wird eine drohende Steuernachforderung begrenzt, und vielleicht gelingt sogar eine Prüfung ohne verbleibende Feststellungen, also auch ohne eine Änderung der bisherigen Steuerbescheide.