Die traditionelle Weihnachtsfeier ist längst nicht mehr die einzige Form; Anlässe, Rahmen und Teilnehmerkreis variieren stark. Die Kosten einer Betriebsfeier sind nur unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Leicht wird der Fiskus zur Spaßbremse und trübt mit empfindlichen Nachzahlungen die Feierstimmung. "Ausgaben für Betriebsfeiern untersuchen Prüfer verstärkt", warnt Steuerberater Klaus Zimmermann von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. "Gerade die Zusammensetzung der Gästegruppen und die Höhe der Veranstaltungskosten sorgt häufig für Zündstoff."
Viele Firmen sind mit den geltenden Bestimmungen noch nicht vertraut. Unternehmen sollten jetzt ein erhöhtes Augenmerk auf die Planung, Organisation und Dokumentation von Betriebsfeiern legen. Grundsätzlich sind pro Jahr zwei Betriebsveranstaltungen bei Mitarbeitern steuer- und beitragsfrei, wenn die Kosten je Mitarbeiter 110 Euro brutto nicht übersteigen. Allerdings liegen viele steuerliche Tücken im Detail und werden besonders bei nur jährlich stattfindenden Veranstaltungen leicht übersehen.
Das Finanzamt prüft genau, ob die Kosten für die Feier im "üblichen" Rahmen liegen. In der Praxis werden bei der Ermittlung der Kosten schnell die Nebenkosten wie Saalmiete oder Künstlerhonorar vergessen. Diese sind neben den Kosten für Speisen und Getränke, Fahrtkosten oder Eintrittsgelder unbedingt mit zu bedenken. Überschreiten die Kosten die Freigrenze, werden die gesamten Aufwendungen zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Wer seine Mitarbeiter nicht verärgern möchte, führt zusätzlich zu den Gesamtkosten pauschal 25 Prozent Steuern an das Finanzamt ab.
Häufig versäumen es Unternehmer, zeitnah eine Dokumentation der Betriebsveranstaltung zu erstellen. Doch nur so haben Unternehmen gegenüber peniblen Prüfern triftige Argumente in der Hand. Besonders wichtig ist eine Dokumentation bei gemischten Gästegruppen. Stehen neben den eigenen Mitarbeitern auch Geschäftspartner oder Kunden auf der Gästeliste, müssen die Teilnehmergruppen getrennt voneinander behandelt werden. Denn die Kosten für Geschäftspartner und Kunden sind aufzuteilen und nur teilweise abziehbar. Tipp von DHPG-Berater Klaus Zimmermann: Unternehmer sollten eine detaillierte Teilnehmerliste führen, die den Status des Gastes dokumentiert. Die Liste ist von allen Gästen zu unterzeichnen. So kann das Finanzamt die Aufteilung der Teilnehmer genau nachvollziehen.