Akzeptanz digitaler Tools wächst

Chat-Systeme, Messenger-Tools, Dokumentenmanagement: Digitale Lösungen verbessern den Informationsaustausch mit Kollegen, erleichtern die standortübergreifende Zusammenarbeit und reduzieren den Zeitaufwand bei der Bewältigung administrativer Bürotätigkeiten. Diese Meinung teilen immer mehr Wissensarbeiter in Deutschland, wie Adobe in einer aktuellen Umfrage gemeinsam mit Statista ermittelt hat. Das Software-Unternehmen hat hierfür mehr als 1.000 Frauen und Männer im Alter von 18 bis 69 Jahren befragt, die aus allen Unternehmenspositionen und Abteilungen der größten Branchen in der Bundesrepublik stammen.

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Die Erkenntnis: In einer Zeit, in der der Versand von E-Mails, das Erstellen und Archivieren von Rechnungen oder das Bearbeiten, Einscannen oder Ausdrucken von Dokumenten noch immer häufig den Arbeitsalltag vieler Wissensarbeiter dominieren, sind die Potenziale für die Optimierung von Prozessen auf Basis von digitalen Technologien offenbar groß. 56 Prozent der Befragten gaben an, dass der technologische Fortschritt viele Aufgaben in den letzten Jahren vereinfacht habe.

Die aktuelle Studie nimmt zudem die Akzeptanz von modernen Kommunikationstechnologien in den Blick. Vor allem Chat- und Messenger-Tools sind demnach für immer mehr Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken. Entsprechende Werkzeuge beschleunigen und vereinfachen vor allem den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens, zum Beispiel in Teams oder Abteilungen. 54 Prozent der Befragten bestätigten die Aussage, Chat- und Messenger-Systeme seien nützlich, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, die nicht im gleichen Büro arbeiten. 51 Prozent sagten, mithilfe dieser Werkzeuge könnten sie schneller mit Kollegen oder Kunden kommunizieren.

Mobilität wird zum Erfolgsfaktor

Eine Schlüsseltechnologie bei der Digitalisierung von Kommunikationsabläufen im Unternehmen sind Unified-Communications- und Collaboration-Lösungen (UCC). Meetings, Konferenzen und persönliche Absprachen lassen sich durch entsprechende Tools heute unkompliziert auf digitalem Wege und dadurch ortsunabhängig durchführen. Funktionen für das Document Sharing unterstützen zudem das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten. Durch die steigende Verbreitung von Cloud-Lösungen verbessert sich die mobile Verfügbarkeit von UCC-Tools, die Flexibilität der Anwender wächst.

Das wiederum führt dazu, dass entsprechende Technologien heute offenbar nicht mehr nur als schlichte Beschleuniger von Arbeits- und Kommunikationsabläufen wahrgenommen werden. Der Adobe-Studie zufolge wird auch der Einfluss digitaler Tools auf die grundsätzliche Flexibilisierung von Arbeitszeitmodellen heute stärker wahrgenommen. So geben 40 Prozent der Befragten an, ihre Work-Life-Balance habe sich durch den technologischen Fortschritt erheblich verbessert.

Über die Auswirkungen der Digitalisierung auf das Verhältnis zwischen Arbeit und Privatem wird seit Jahren intensiv diskutiert. Denn natürlich birgt der technologische Fortschritt beim mobilen Arbeiten zugleich das Risiko, dass eine prinzipielle Erreichbarkeit auch mit Verfügbarkeit gleichgesetzt wird. Flexible Arbeitszeitmodelle können den Alltag erleichtern. Werden sie von Unternehmensseite jedoch schlecht oder halbherzig gemanagt, tritt schnell das Gegenteil ein: Arbeitnehmer laufen Gefahr, sich auch in ihrer Freizeit noch mit beruflichen Dingen zu beschäftigen und zwar mehr, als sie es tun würden, wenn ihr Arbeitsmodell einen klassischen Acht-Stunden-Tag im Büro vorsähe. Laut des Instituts zur Zukunft der Arbeit (IZA) verbringt fast jeder dritte Arbeitnehmer bis zu fünf Stunden in der Woche abseits der Bürozeit mit beruflichen Tätigkeiten. Es gibt also Nachholbedarf bei der verbindlichen Ausgestaltung neuer Jobmodelle.

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Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter entsprechend flexible Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, sollten zwei Dinge beherzigen: Einerseits brauchen Mitarbeiter, die die Vorzüge des Digital Workplace voll ausschöpfen sollen, leistungsfähige und integrierte Tools. Mit diesen muss eine medienbruchfreie, sichere und ortsunabhängige Kommunikation möglich sein - egal, ob über Festnetz, Mobilfunk oder Webkommunikation. Andererseits sollten sich Arbeitgeber die Mühe machen, ihre Mitarbeiter im Umgang mit entsprechenden Lösungen zu schulen. Dazu gehört die Etablierung von Regeln in Bezug auf die Einsatzzeit und Erreichbarkeit.

Erreichbarkeit steuern mit UCC-Software

Moderne Kommunikationsmittel wie ein firmeneigener Messenger, Konferenztools oder mobile Nebenstellen dienstlicher Telefone können dabei unterstützen. Es ist wichtig, dass es diese Lösungen Arbeitnehmern ermöglichen, ihre Erreichbarkeit individuell festzulegen - etwa durch Präsenzanzeigen in Echtzeit. So können diese selbst entscheiden, für wen sie außerhalb ihrer Kernarbeitszeiten, aber auch während der Arbeitszeit, erreichbar sein möchten. Wichtig ist zudem die Gewährleistung der Datensicherheit. Statt öffentliche Messenger für interne Absprachen zu nutzen, wäre ein firmeneigener Dienst in Bezug auf den Datenschutz leichter zu integrieren. Und Compliance-konform zu managen.

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Obwohl - oder vielleicht auch weil - digitale Werkzeuge und die wachsende Geschwindigkeit der Prozesse zunehmend den Arbeitsalltag prägen, betonen viele Arbeitnehmer im Rahmen der genannten Studie, dass der persönliche bzw. analoge Austausch weiterhin wichtig bleibt. 45 Prozent der Befragten wünschen sich demnach, dass der analoge und persönliche Austausch mit Kollegen weiterhin intensiv betrieben wird.

Wenn auch nicht auf analoge Weise, so bieten Videokonferenz-Tools, die heute meist nahtlos in moderne UCC-Plattformen integriert sind, zumindest eine Alternative in Bezug auf die so wichtige Face-to-Face-Kommunikation - gerade in dezentral organisierten Unternehmen, in denen für Kollegen nicht immer der Gang in das Büro oder an den Schreibtisch des gewünschten Gesprächspartners möglich ist. Eine wichtige Erkenntnis bleibt somit, dass die Digitalisierung die Teamarbeit zwar an vielen Stellen unterstützt, ein wichtiges Asset aber davon weitgehend unberührt bleibt: die zwischenmenschlichen Beziehungen unter Kollegen. Ein gesunder Ausgleich zwischen effizienten Arbeitsprozessen und Möglichkeiten der persönlichen, analogen Kommunikation scheint hier der Schlüssel zum Erfolg zu sein.

Wissensarbeiter erkennen die Vorteile digitaler Tools

Im Vergleich zu den Ergebnissen aus dem Jahr 2016 lässt sich festhalten, dass immer mehr Wissensarbeiter die Vorteile digitaler Tools für eine verbesserte Kommunikation und schnellere Arbeitsabläufe erkennen. Allen voran die Generationen Y und Z, die den Arbeitsmarkt inzwischen betreten haben oder in Kürze betreten, fordern die Vorzüge schlanker und reibungsloser Geschäftsprozesse zunehmend ein. Arbeitgeber, die stärker auf moderne Kommunikationsmittel setzen, einen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen und auch ortsungebundene Arbeitszeitmodelle bieten, sind besonders attraktiv für junge Bewerber.