Das Parkinsonsche Gesetz über Meeting-Abläufe
Bekannt ist dieses Phänomen mindestens seit 1955. In jenem Jahr formuliert der britische Soziologe C. Northcote Parkinson sein Parkinsonsches Gesetz: "Die Arbeit dehnt sich in genau jenem Maße aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht." Die Worte "Arbeit" und "Meeting" sind dabei austauschbar, zumal sich der Brite dezidiert auch mit Konferenzen und ihrem Ablauf beschäftigte.
Seiner Beobachtung nach werden nicht etwa die wichtigsten Themen am ausführlichsten diskutiert, sondern die belanglosesten, weil davon die meisten Teilnehmer etwas verstehen und somit mitreden können. Inkompetenz in wichtigen Sachfragen werde durch längliche Wortmeldungen zu Trivialem kompensiert, so Parkinson.
Wer also Laberattacken und thematischen Ausfasern vermeiden will, sollte auf das strikte Einhalten des Zeitplans drängen. Und auf konsequente Vorbereitung. Haben sich noch nicht mal die Stake Holder zu einem Thema präpariert – warum auch immer –, dann brechen Sie das Meeting am besten sofort ab. Oder Sie nutzen den Augenblick, um zu fragen, warum sich niemand für das betreffende Thema interessiert.
Schweiger und Smartphone-Benutzer gezielt ansprechen
Konsequente Schweiger und Smartphone-Benutzer sollte der Moderator gezielt ansprechen, ohne sie offensichtlich bloßzustellen. Zum Beispiel: "Herr Meier, wie ist Ihre Meinung zu dem Thema?" Natürlich wird Herr Meier nicht sagen, was er wirklich denkt: Dass ihm das Thema des Meetings total egal ist und der ganze Laden mehr oder weniger auch. Dass ihm das sinnfreie Gelaber über das immer Gleiche zum Hals raus hängt. Er wird irgendeinen geschraubten, nach Möglichkeit nicht total sinnfreien Kommentar abgeben. Spätestens nach zwei weiteren Nachfragen durch den Moderator sind alle im Raum – einschließlich der Angesprochene – der Auffassung, dass Meier auch an seinem Schreibtisch hätte bleiben können.
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Abteilungsleiter und Vorstände sollten, ähnlich wie die Staatssekretärin in der zu Beginn zitierten Story, deutlich und mehrfach darauf hinweisen, dass die Teilnahme an einem Meeting freiwillig ist. Und dass nicht immer die gesamte Abteilung erscheinen muss, sondern vielleicht nur der Chef und jener Mitarbeiter, der sich beim betreffenden Thema am besten auskennt.
Entscheidungen und Arbeitsaufträge
Wichtig ist auch die Dokumentation, weil sie nicht nur Fortschritte, sondern auch Redundanzen belegt. Jedes Meeting sollte mit einer Entscheidung oder zumindest mit einem konkreten Arbeitsauftrag enden. Gibt es beides nicht, muss auch dieser Umstand ins Protokoll.
Fallen zu einem Topic mehr als zweimal keinerlei Entscheidungen, sollte es ohne triftigen Grund nicht noch einmal auf die Tagesordnung.
Manchmal muss Spinnen sein
Trotz der genannten Punkte ist ausführliches Diskutieren, vielleicht sogar Spinnen, manchmal sinnvoll. Zum Beispiel wenn kreativer Input gesucht wird und neue Ideen. Solche Prozesse sollten aber jenseits der regulären Meetings stattfinden. Zum Beispiel am Freitagnachmittag bei einem alkoholfreien Bier.