Niemand der Beteiligten wird dieses Meeting jemals vergessen, so viel ist sicher. Ort war das US-Verteidigungsministerium, Hauptdarstellerin eine neue Staatssekretärin, zuständig für Beschaffung, die ihr erstes Meeting mit Lieferanten und Kollegen aus dem eigenen Haus leiten sollte. Als sie den Raum betrat, sah sie sich 60 Teilnehmern gegenüber. Sie sagte: "Ok, am besten, wir bilden zu Beginn einfach mal einen Kreis. Jeder stellt sich kurz vor und sagt, warum er hier ist." Die Teilnehmer rollten zwar mit den Augen, taten aber, wie ihnen geheißen.
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Nach den ersten beiden Vorstellungen sagte die Staatssekretärin: "Vielen Dank für Ihre Interesse. Aber wir brauchen Sie hier heute nicht." Nachdem noch Weitere diese Ansage zu hören bekommen hatten, lösten sich immer mehr Menschen, die noch nicht an der Reihe waren, aus dem Kreis, nahmen ihre Tasche, grüßten wortlos in die Runde und verschwanden. Innerhalb von etwa zwanzig Minuten waren aus 60 Teilnehmern 12 geworden.
Diese Geschichte, erzählt vom Bain & Company-Partner Michael C. Mankings auf dem Blog der Harvard Business Review, beinhaltet im Grunde schon einen der wichtigsten Grundsätze für erfolgreiche Meetings: kleine Gruppen. Wobei die am Ende entstandene Größe von zwölf nach verbreiteter Expertenmeinung immer noch zu groß ist.
Nicht mehr als sieben Teilnehmer in einer Besprechung
In ihrem Buch "Entscheiden & Liefern" haben zum Beispiel die US-Management-Vordenker Marcia W. Blenko, Michael C. Mankins und Paul Rogers "das Gesetz der sieben" formuliert. Bei Gruppen ab einer Größe von sieben Menschen, so ihre These, sinkt die Effektivität mit jedem weiteren Meetingteilnehmer um zehn Prozent. Besprechungen mit 17 und mehr Teilnehmern seien sogar völlig ungeeignet dazu, irgendwelche Entscheidungen zu treffen.
Viele Leser denken an dieser Stelle vermutlich: "Bei uns wird auch in Meetings mit nur fünf Teilnehmern nichts entschieden, sondern zu gelabert." Meetings sind in vielen Unternehmen zur regelrechten Plage geworden. Und das allein schon durch ihre schiere Menge.