1. Berufliche und private Nutzung abgrenzen
Jedes Unternehmen muss festlegen, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Social-Media-Plattformen während der Arbeitszeit nutzen können. Das Spektrum reicht von jeder darf alles jederzeit bis zu einem generellen Verbot. Denkbar ist auch, dass die private Nutzung auf bestimmte Zeiten eingeschränkt ist, etwa während der Mittagspause. Setzt das Unternehmen Social Media in der öffentlichen Kommunikation ein, müssen die Richtlinien Angaben darüber enthalten, welche Gruppen von Mitarbeitern für das Unternehmen sprechen dürfen, darunter beispielsweise Angehörige der Personalabteilung, der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings.
2. Aufklärung über Risiken
Einer der wichtigsten Punkte bei allen IT-Sicherheitsregeln ist die Aufklärung über die potenziellen Gefahren und Risiken, die aus Links auf Seiten mit Malware entstehen, wie sie in Blogs, User-Foren oder Social-Networking-Seiten ganz gezielt ausgestreut werden. Begleitend zu allen technischen IT-Security-Maßnahmen und zu den schriftlich formulierten Sicherheitsregeln sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen. Aufklärung und Sensibilisierung müssen fester Bestandteil der Sicherheitsmaßnahmen sein. An konkreten Beispielen aus der betrieblichen Praxis lässt sich leicht aufzeigen, welche Gefahren beim leichtsinnigen Umgang mit sensiblen Informationen drohen.
3. Offen Verantwortung übernehmen
Jeder Mitarbeiter ist für seine Aktivitäten auf Social-Media-Plattformen verantwortlich - dabei spielt es keine Rolle, ob er mit seinem Firmenrechner Social-Media-Plattformen privat oder beruflich nutzt. Alle Beiträge mit Bezug auf das Unternehmen müssen namentlich gekennzeichnet sein.