Hotelbuchungsportale und mehr
Bei Übernachtungen hat sich in den letzten Jahren www.hrs.de als Marktführer etabliert. Unternehmen sollten sich unter My HRS registrieren, weil für Geschäftsreisen Rabatte bis zu 30 Prozent drin sind. Zudem können Hotelfavoriten und Buchungsvorlagen genutzt werden. Mittlerweile zählt HRS 25.000 Firmenkunden. Einen für die Firma angepassten Online-Buchungsbereich mit der Möglichkeit, detaillierte Auswertungen zu erhalten, ermöglicht auch das Portal www.hotel.de.
Spezialisierte Reisebüros
Die Zusammenstellung einer Dienstreise aus vielen einzelnen Komponenten kann sehr mühsam sein. Für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen ist daher eine Zusammenarbeit mit spezialisierten (Online-)Reisebüros zu empfehlen. Deutscher Marktführer in diesem Bereich ist nach eigener Aussage BCD Travel aus Bremen. Unter dieser Internetadresse kann zugleich ein Flug, eine Bahnfahrt, ein Mietwagen, ein Hotel oder ein Tagungshotel bzw. eine Event Location gebucht werden – auch telefonisch.
Reisekosten online abrechnen
Sehr komfortabel: Über das Programm "Expense" kann sogar die Reisekostenabrechnung online und rechtssicher erstellt werden. Steuerrechtliche Vorgaben sowie aktuelle Währungskurse werden vom System zur Verfügung gestellt. Reisende können auch unterwegs unterstützt werden. Bei Änderungen im hinterlegten Reiseplan, etwa bei Annulierungen oder Flugverspätungen, alarmiert die App "Mobile Travel Companion" per Meldung auf dem Smartphone.
Plattform für die Reiseabwicklung
Ähnliche Angebote wie BCD Travel bietet auch Image Tours Business Travel (www.imagetours.de) aus Hamburg. Zum einen organisiert Image Tours als Full Service-Reisebüro komplette Reisen, zum anderen ermöglicht es Unternehmen Travel Management-Lösungen. Über den "Atlatos Profi Traveller" als webbasierte Plattform können Unternehmen einfach Hotels, Mietwagen, Flüge und Bahnfahrten unter Berücksichtigung von internen Vorgaben wie Reiserichtlinien und standardisierter Genehmigungsverfahren buchen. Reiseabrechnungen werden automatisch generiert. Als Besonderheit beschafft Image Tours weltweit alle benötigten Visa. Eine ausgewiesene Expertise hat der Dienstleister bei Reisen nach Osteuropa und in die Staaten der ehemaligen Sowjetunion.
Reportings und Reisen
Das Kölner Reisebüro Frenzen hat unter www.firmenreisen24.de ein Portal für Geschäftsreisen etabliert. Es bietet u.a. umfangreiche Reportings über getätigte Umsätze und auch Sparpotenziale an. BTO24 (www.bto24.de) ist ein Geschäftsreisebüro für mittelständische Unternehmen. Rund 45 Mitarbeiter unterstützen sie von Hamburg aus. Dabei gibt es für die Kunden feste Service-Teams mit persönlichen Ansprechpartnern.
Unter der Marke FIRST Business Travel (www.first-business-travel.de) sind deutschlandweit rund 90 Filial- und Franchisereisebüros zu finden, die sich unter dem Dach der TUI auf Geschäftsreisen spezialisiert haben.
Global Player
Ein Dienstleister in allen Belangen von Geschäftsreisen ist die Hogg Robinson Group HRG (www.hrgworldwide.com/de) - mit 12.000 Mitarbeitern in 120 Ländern ein Global Player. HRG hat sich in Deutschland insbesondere im Sportreisemanagement eine hervorgehobene Marktposition gesichert. So werden in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Fußballbund, dem FC Bayern München und dem Bundesligameister Borussia Dortmund gemeinsame Reisbüros betrieben. Gruppenreiseservice und Consulting bei der Organisation sowie Verwaltung von Geschäftsreisen gehören zum Angebot von HRG.
Kosten und Kreditkartenanbieter
American Express bieten umfassende Buchungsmöglichkeiten an. Beim Kreditkarteneinsatz sind oft bestimmte Versicherungsleistungen inkludiert. Falls Mitarbeiter selbst unterwegs eine Firmenkreditkarte einsetzen dürfen ist auch die Zahlung von Vorschüssen überflüssig.
Doch damit nicht genug. Als eines der weltweit führenden Unternehmen im Geschäftsreisemanagement verfügt es über Daten von mehr als 12.000 Kunden. Folglich kann American Express dank seiner Erfahrungen in allen Prozessen des Travel Managements umfassend bei der Überarbeitung von Reiserichtlinien, Einführung verbesserter Prozesse und dem Realisieren von Sparpotenzialen beraten.
Abrechnungen zentral verwalten
AirPlus, das zur Lufthansa gehört, bietet Firmenkreditkarten an, die zentral von der Reisestelle für die Buchung und individuell von Reisenden genutzt werden können. Über den Company Account werden übersichtlich alle Reiseleistungen auf einer Sammelrechnung erfasst. Beim Debit Account erfolgt die Verrechnung zwar unmittelbar, dafür spart man sich jedoch das Kreditkartenentgelt von 3,40 Euro bei jedem Lufthansa-Flugticket. Die Transaktionsdaten aus dem Geschäftsreiseportal können direkt ins Buchhaltungssystem eingespielt werden.
Reisekosten können über den "Expense Overview" analysiert werden. Hinzu buchbar sind Sammelfunktionen für das Programm Miles & More. Die bei EU-Reisen mögliche Mehrwertsteuerrückerstattung aus ausländischen Leistungen ist optional. Bis zum 30.9. des Folgejahres kann die Rückerstattung von gezahlter Vorsteuer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Einfacher geht dies im elektronischen Verfahren über www.elsteronline.de/bportal/.