Übergang in den Regelbetrieb
Zwar geht die PM-Software nach Abschluss der Pilotphase offiziell in den Regelbetrieb über, doch damit ist sie noch keinesfalls im vollen Umfang aktiviert. Denn zu diesem Zeitpunkt nutzen die am Projekt beteiligten Personen oft erst einen Bruchteil der vorhandenen Funktionen.
Die PM-Software sollte zudem auf Zuwachs angelegt sein, damit sie das zu erwartende Wachstum im Unternehmen künftig abbilden kann. Bis der Vollbetrieb erreicht ist, dauert es meist mehrere Jahre, in denen die Software durch systematische Schulungen und regelmäßige Feedback-Schleifen kontinuierlich an die steigenden Ansprüche des Unternehmens angepasst werden muss.
Wenigsten zu Beginn der Anwendung sollte jedes Unternehmen einen "Kümmerer" bereitstellen. Das ist eine Person aus dem Betrieb, klassischerweise aus dem Project Management Office (PMO), die sich als Vollzeitkraft für die Software einsetzt. Sie organisiert Trainings und Anwendertreffen, stimmt eventuelle Anpassungen mit dem Softwareanbieter ab und trägt die Erfahrungen zusammen.