Beispiel 4: Die Fachabteilung macht mobil
Nachfolgeplanung, Statistiken, Potentialeinschätzungen und Kompetenzanalysen: Mit einer Individualsoftware deckt ein Unternehmen all diese Features zur Verwaltung der Top-Führungskräfte ab. Zur anstehenden Erweiterung der Software kommen externe Lösungen von SaaS-Anbietern in Frage. Die IT wird von der zuständigen Fachabteilung entsprechend informiert, aufgrund anderer Projekte wird dem Thema allerdings nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das Ergebnis: Die Fachabteilung entscheidet sich ohne die IT-Verantwortlichen für eine geeignete Lösung. Im operativen Betrieb werden nach und nach weitere Funktionen freigeschalten, so dass die Software jetzt auch Bereiche wie Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen oder Compensation-Management erfasst. Der IT bleibt nichts anderes übrig, als diese - von den Anwendern geforderten - Funktionen zu akzeptieren. Auch vier Jahre nach der Einführung ist die IT in den Betrieb der Software inklusive eines komplexen Schnittstellen-Managements nicht involviert.
- Cloud Computing Checkliste
Wenn Fachbereiche ohne Wissen der IT Cloud-Services beschaffen, entsteht früher oder später eine "Schatten-IT". Hier erfahren Sie, wie Sie die Datensicherheit im Unternehmen erhöhen und dieser Schatten-IT entgegenwirken können. Hierzu sollten die Verantwortung und Aufgaben der Cloud-Strategie, Unternehmensleitung und IT-Abteilung klar geregelt sein. - Die zentrale Cloud-Strategie …
legt fest, wie eine Private Cloud im Unternehmen organisiert wird. - Die zentrale Cloud-Strategie …
bestimmt, welche SaaS-Anwendungen aus der Public Cloud beziehbar sind. - Die zentrale Cloud-Strategie …
regelt, wie virtuelle Server in Public Clouds zu nutzen sind (Stichwort IaaS). - Die zentrale Cloud-Strategie …
definiert die Zuständigkeiten der Abteilungen bei der Bestellung von Cloud-Leistungen und Vertragsverhandlungen. - Die zentrale Cloud-Strategie …
enthält Vorgaben für Datenschutz und Datensicherheit bei der Cloud-Nutzung. - Die zentrale Cloud-Strategie …
untersagt den Mitarbeitern den eigenmächtigen Einsatz von Cloud-Services. - Die Unternehmensleitung muss …
IT-Richtlinie im Unternehmen erlassen und für die Umsetzung sorgen. - Die Unternehmensleitung muss …
das nötige Know-how zu Cloud-Verträgen im Unternehmen sicherstellen - durch Schulungen, Entwicklung von Standards und Musterregelungen. - Die Unternehmensleitung muss …
das Zusammenwirken der Abteilungen bei Vertragsverhandlungen koordinieren. - Die IT-Abteilung schließlich …
erarbeitet ein detailliertes Sicherheitskonzept für die Unternehmens-IT und prüft es laufend. - Die IT-Abteilung schließlich …
untersucht die Möglichkeiten zur Einbindung von Cloud-Services in Unter-nehmens-IT. - Die IT-Abteilung schließlich …
berät die Unternehmensleitung bei der Entwicklung der Cloud-Strategie und deren Umsetzung. - Die IT-Abteilung schließlich …
wirkt an Verhandlungen zu SaaS- und Cloud-Verträgen mit, prüft laufend deren Einhaltung, löst auftretende Probleme. - Die IT-Abteilung schließlich …
schult Mitarbeiter aller Abteilungen zu Datensicherheit.
Bewertung: Aufgrund der vermeintlich einfachen Implementierung und der intuitiven Benutzerführung ist es in der Praxis keine Seltenheit, dass SaaS-Projekte von Fachabteilungen initiiert werden. Vor allem dann, wenn Anforderungen einzelner Abteilungen von der Betriebsorganisation, dem Demand-Management beziehungsweise der IT nicht erkannt oder nicht kostengünstig in einem akzeptablen Zeitraum abgedeckt werden.
Empfehlung: Nur wenn IT und Fachabteilung im Schulterschluss an der Einführung der SaaS-Lösung arbeiten, lässt sich auf Dauer eine erfolgreiche Plattform etablieren. Themen wie ein professionelles Release- und Schnittstellen-Management oder ein umfassendes Reporting sollten von Anfang an gut aufgesetzt und mit den notwendigen Ressourcen hinterlegt sein. Andernfalls sind Konflikte vorprogrammiert: Die Anwender sind verärgert, wenn die Software nicht reibungslos funktioniert oder benötigte Daten nicht zur Verfügung stehen. Die Administratoren wiederum müssen im Nachhinein zeitaufwändige Implementierungsarbeiten leisten, da die benötige on-demand-Software nicht vom Start weg in die bestehende Infrastruktur eingegliedert wurde.