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Beim Einsatz von Dokumentenmanagement in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist noch jede Menge Luft nach oben: Nach einer aktuellen Umfrage des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Dokulife setzen im unteren Mittelstand (11 bis 50 Mitarbeiter) 40 Prozent ein DMS ein, knapp 41 Prozent der Befragten gaben aber an, dass sie kein DMS benötigen. "Das ist doch ein recht hoher Wert, so viel zum Thema 'Papierloses Büro'", wundert sich Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife.
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Bei Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern setzt nur etwa jedes fünfte auf Dokumentenmanagement. 62 Prozent der IT-Verantwortlichen gaben an, kein DMS zu brauchen. Die Gründe für die Zurückhaltung sind vielfältig. "Die Furcht vor ausufernden Kosten ist oftmals noch ein Hemmschuh", weiß Tobias Bumm, Pressesprecher bei ELO Digital Office. Viele Unternehmen fühlen sich demnach mit ihrem Papierarchiv wohler, zumindest bei Backup-Lösungen. Zudem ist der Markt fragmentiert und unübersichtlich.
"Es gibt zahlreiche unterschiedliche Anbieter, die verschiedene Schwerpunkte setzen und DMS auch unterschiedlich definieren", berichtet Michael Lang, Director Channel D-A-CH bei Lexmark. Für kleinere Firmen sei es daher nicht einfach, den richtigen Partner zu finden, der ihren individuellen Anforderungen am besten gerecht wird. Der Druckerhersteller hatte sich 2010 mit der Übernahme von Perceptive ein Softwarestandbein geschaffen und sich seither mit weiteren Lösungsanbietern verstärkt, darunter der Berliner ECM-Spezialist Saperion.
Neukundengewinnung ist schwierig
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Trotzdem ist die Geschäftsentwicklung auch im SMB-Segment positiv. "Die Umsätze steigen aber sicherlich nicht in dem Maße wie erwartet", räumt Jürgen Biffar, Geschäftsführer bei Docuware, ein. So sieht Biffar die Gewinnung von neuen Kunden als zentrales Problem. "Da ist noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten", hat der Docuware-Chef erkannt.
Beim Kundenzugang und bei der Kundeninformation kann jedoch der Fachhandel punkten. Nicht zuletzt deshalb arbeiten viele DMS-Anbieter daran, ihr Händlernetz auszubauen. "Nur durch eine enge Zusammenarbeit erzielt man mittelfristig die Margen, die man anvisiert", richtet sich ELO-Sprecher Bumm an die Händler. Ansonsten sei die Kooperation mit den Resellern "sehr gut", und Reibungspunkte würden "schnell gelöst".
Allerdings beklagen die Anbieter das mitunter fehlende Know-how auf Fachhandelsseite: "Der klassische Händler ist auf den Vertrieb von Software- und Hardwarelösungen fokussiert, nicht aber auf die Implementierung von Softwareanwendungen zu einer vollständigen Lösung wie einem DMS-System", berichtet Jörn Richter, Regional Sales Director D-A-CH für die OEM- und Desktop-Sparte bei Nuance.
"Viele Hardwarehändler erfüllen noch nicht die nötigen Voraussetzungen, um das Softwaregeschäft voranzutreiben", bestätigt Lexmark-Manager Lang. Es fehle an Ressourcen und damit auch an Fachwissen und Erfahrung, um die Kunden zu beraten und die passenden Lösungen vertreiben zu können. "Wer glaubt, dass er dieses Geschäft nebenbei erledigen kann, wird kurz oder lang scheitern", prophezeit er.
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Für Jörn Richter von Nuance ist es daher notwendig, dass Händler über Consulting-Know-how sowie über Implementierungsressourcen über eine eigene Belegschaft oder über die Kooperation mit Dienstleistern verfügen. "Hieraus können sich starke Synergieeffekte ergeben, die für beide Partner einen Mehrwert bieten", ist er sich sicher. "Gerade in unserem Segment ist es sehr schwierig, Kunden vom Mehrwert einer Dokumentenmanagementlösung zu überzeugen. Händlern muss es gelingen, die Komplexität aus dem Thema ECM zu nehmen", fordert Jürgen Biffar von Docuware.
Allerdings müssen die Anbieter auch die passenden Produkte bereitstellen. "Oft sind die angebotenen Lösungen zu umfangreich", weiß Lexmark-Director Lang. So seien für kleine und mittelständische Unternehmen modulare Lösungen am besten geeignet, die dann mit den steigenden Anforderungen entsprechend angepasst und erweitert werden können.