SEPA-Umstellung im Online-Shop

Vorgehensweise bei Umstellung auf SEPA in Ihrem Webshop

In folgender SEPA-To-do-Liste finden Sie alle wesentlichen Handlungsschritte, die Sie, wenn nicht in Grundzügen bereits getätigt, schnellstmöglich für den Zahlungsverkehr in Ihrem Onlineshop umsetzen sollten, damit Sie sich Zahlungsausfälle in der näheren Zukunft ersparen können.

- Sie müssen eine Gläubiger-ID beantragen. Diese wird in Deutschland von der Deutschen Bundesbank vergeben, die sich wiederum mit der Deutschen Kreditwirtschaft abstimmt. Diese Gläubiger-Identifikationsnummer wird gemeinsam mit Mandatsreferenznummer des Lastschriftengläubigers während des kompletten Zahlungsverkehrs von Sender zu Empfänger von der Deutschen Kreditwirtschaft weitergeleitet.

- Ihre Verkaufs- und Transaktions-Emails im SEPA-Lastschriftverfahren müssen auf Fälligkeitsdatum, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID ergänzt werden. Dabei sollten Sie den Vorlauffristen und Bankgeschäftstagen Beachtung schenken.

- Die Lastschriftenmandate müssen von Ihnen in den Workflow Ihres Online-Handels integriert werden. Beachten Sie dabei Maßnahmen zum e-Mandat.

- Bei speziellen Mandaten müssen Sie darauf achten, dass zu Abweichungen zwischen den Vertragsparteien kommen kann, d. h. zwischen Käufer und Kontoinhaber. Lösen Sie dies bspw. mit dem Pflichtfeld zur Eingabe einer E-Mail-Adresse des Kontoinhabers.

- Mandate sind in der Sprache Ihres Kunden bereit zuhalten.

- Den Verwendungszweck für Rechnungen sollten Sie auf 140 Zeichen begrenzen.

- Ihre Bankdaten übermitteln Sie in XML-Format an die Kreditinstitute. Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf der Website der Deutschen Bundesbank.

- Wir empfehlen Ihnen, für Ihre Kunden eine zentrale Informationsseite für das neue Zahlungsverfahren bereit zustellen. So können Sie auf einfachem Weg über Fristen und wesentliche Merkmale einer SEPA-Lastschrift informieren.

- Die SEPA-Kontoverbindung, bestehend aus IBAN und BIC, teilen Sie Ihren Geschäftspartnern umgehend mit.

- In Ihrem Zahlungssystem des Onlinehandels müssen die neuen Validierungsregeln für IBAN und BIC, d. h. mit längeren Zahlen- und Buchstabenkombinationen akzeptiert werden. Alte Validierungsregeln sowie die Eingabefelder für Kontonummer und Bankleitzahl entfernen Sie.

- Informationen zum Zeitraum, der zwischen Vorabankündigung und Fälligkeitsdatum einer Rechnung liegt, sollten Sie Ihren Kunden keinesfalls vorenthalten. Bestenfalls stellen Sie diese im Shop zur Verfügung, spätestens aber in der Bestellbestätigung. Achten Sie auf eventuelle Änderungen in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

- Neben der Kontrolle Ihrer eigenen Kontodaten, kontrollieren Sie die Angaben Ihrer Geschäftspartner.

- Informationen zur SEPA-Lastschrift sollten einbezogen werden. Das betrifft die Einspeisung in ERP-Systeme sowie den Test, bevor Sie eine SEPA-Lastschrift endgültig abschalten.

- Ihre Geschäftsunterlagen müssen entsprechend der SEPA-Umstellung mit IBAN, BIC etc. angepasst sein. Das betrifft alle Dokumente, Formulare, Briefbögen, Websites mit Zahlungsinformationen in Ihrem Onlineshop etc.

- Ihre Software muss entsprechend der SEPA-Umstellung angepasst und Ihre Abrechnungsprogramme auf den SEPA-Standard umgestellt werden.

- Legen Sie sich eine geeignete Struktur an, mit der Sie Ihre Kundenmandate verwalten können.

- Bereits existente Lastschriftenmandate müssen in SEPA-Mandate umgewandelt werden.

- Im Check-out muss die Abfrage von IBAN und BIC implementiert sein.