Mit Outputmanagement ins Geschäft kommen

Die Anforderungen der Universität Erlangen-Nürnberg an den Systemhauspartner MOG MB waren äußerst komplex: Annähernd 400 Druck- und Kopiersysteme galt es an mehreren Standorten der Universität zu installieren.
Wie das Projekt im Detail realisiert wurde, und wie das Zusammenspiel zwischen Utax und seinem Vertriebspartner funktionierte, wird Ralf Wolter, General Manager Indirect & Partner Sales bei Utax, auf dem Systemhauskongress "Chancen 2016" am 26. August in seiner Best Practice Keynote vorstellen.

Einen ersten Einblick in das Projekt und eine Bewertung durch den Utax-Vertriebspartner Reinhold Decker, Geschäftsführer und Inhaber der MOG MBH, vermittelt der folgende Beitrag.

Das Geschäftsmodell des Utax-Partners MOG

Managed Print Services (MPS) sind für den Utax-Vertriebspartner MOG MBH weit mehr, als einfach nur einen Preis für ein Multifunktionsgerät abzugeben und Leistungen zu standardisieren. Die Philosophie des 1976 in Nürnberg gegründeten Unternehmens baut auf Fullfillment-Lösungen.

Das heißt: MOG analysiert die Druckumgebung des Kunden und seine individuellen Anforderungen, plant gemeinsam mit ihm eine optimale Lösung, implementiert diese und passt sie laufend an den aktuellen Bedarf an. Das IT-Systemhaus berät vom Ein-Mann-Betrieb über mittelständische bis hin zu international agierenden Unternehmen - sowie Großkunden aus dem Bildungssektor.

Genau der richtige Partner also für einen Auftrag, den die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg ausgeschrieben hatte und für den die MOG MBH im Sommer 2014 den Zuschlag erhielt.

Bei der Umsetzung kooperierte der Utax-Vertriebspartner mit dem Logistik- und Vorinstallationscenter der TA Triumph Adler GmbH in Hamburg-Altenwerder. Hier konnte er Leistungen wie Installation, Transport und Roll-out abfragen, die eigenes Know-how und Kapazitäten sinnvoll ergänzten.

"Mit individuellen Service-Leistungen statt über den Preis punkten"

Erstmals lagerte MOG damit Bestandteile eines Großprojektes an einen Partner aus und hat festgestellt, dass sich das Vertrauen ausgezahlt hat.

"Mir kommt es darauf an, unser Angebot auf ein neues Level zu heben. Weg vom austauschbaren Preis hin zur Differenzierung über individuelle Serviceleistungen", beschreibt Reinhold Decker, Geschäftsführer und Inhaber der MOG MBH, seine Strategie. "Statt billig, billiger, am billigsten, was nur über größtmögliche Standardisierung funktioniert, lieber maßgeschneiderter Mehrwert für den Kunden. TA und UTAX haben das verstanden. Die Möglichkeiten, die mir das Logistik- und Vorinstallationscenter bieten, sind perspektivisch gedacht und auf den langfristigen Erfolg angelegt."

Komplexe Anforderungen

Die Anforderungen der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg an die Erneuerung der Output-Landschaft waren komplex. Die Ausschreibung umfasste neben der Bereitstellung und Organisation von Kopier- und Druckleistungen auf Multifunktionssystemen auch die damit verbundenen Betreuungs-, Service- und Abrechnungsleistungen.

Zum laufenden Service gehören die Konfiguration, Versorgung der Geräte mit Verbrauchsmaterialien, Kontrolle, Wartung und Störungsbeseitigung. Hinzu kam, dass ein Abrechnungssystem in vertraglich geregelter Zusammenarbeit mit dem Studentenwerk etabliert werden sollte.

Bei der Umsetzung waren drei Punkte besonders zu beachten: die großflächige Verteilung der Systeme auf diverse Standorte der Universität, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Nutzer sowie mehrere Zahlungs- und Abrechnungsmodalitäten.

• Das Projekt auf einen Blick

Rollout ausgelagert - und profitiert

Das Erfolgsrezept für den schließlich gelungenen Rollout war ein Grundkonzept, wie es nur das hochprofessionelle Logistik- und Vorinstallations-Center in Hamburg-Altenwerder anbieten kann. Hier wurden die gesamte Expertise und alle Erfahrungswerte der regionalen TA Solution Center gebündelt.

Eine zentrale Vorkonfiguration, Qualitätsmanagement durch geschulte Mitarbeiter und eingespielte, reibungslose Abläufe in der Logistik sorgen dafür, dass Aufträge jeglicher Größenordnung innerhalb weniger Tage oder auch bereits in 24 Stunden ausgeliefert werden können.

"Das Logistik- und Vorinstallations-Center repräsentiert den State of the Art des Lieferkettenmanagements", erläutert Karl-Heinz Loy, General Manager Change & Transition TA Triumph-Adler GmbH. "Unsere Prozesse und Tools sind einzigartig und nicht austauschbar, so dass eine hohe Umschlaggeschwindigkeit für unsere Kunden erreicht werden kann." Lars Hagemann, Leiter des Standortes Altenwerder, ergänzt: "Unsere Kollegen und Techniker sind so geschult, dass jeder alles kann. Dieses Know-how beschleunigt die Prozesse enorm, wovon am Ende die Kunden profitieren."

Die Konfiguration der Systeme für die Universität Erlangen-Nürnberg wurde innerhalb weniger Tage nach einer sorgfältigen Bedarfsanalyse ausgeführt, letztere mit Unterstützung des Pre-Sales Teams der TA.

Zur Projektabwicklung gehörte auch die stetige Kommunikation mit den Verantwortlichen des Rechenzentrums der Universität, mit denen die jeweiligen Standortvorgaben zur Integration der Systeme definiert werden mussten. Dabei hat die MOG unter anderem die Individualisierung der Passwörter vorgenommen und zum Beispiel die Adressbücher und individuelle Kostenstellen eingerichtet.

Auch mussten die Vorgaben der Universität hinsichtlich der Sicherheitsrichtlinien, das heißt die Bearbeitung der ACLs (Access Control Lists), umgesetzt werden. Schließlich war die zusätzliche Anforderung zu erfüllen, dass für die öffentlich zugänglichen Standorte der Universität die Papierkassetten abschließbar gemacht werden mussten, um Papierschwund zu verhindern.

Perfektes Zusammenspiel

Der Rollout wurde in enger Abstimmung zwischen der Universität, MOG und TA Triumph-Adler abgewickelt und von MOG als projektleitender Instanz koordiniert. "Funktioniert hat das dank der klaren Kommunikation und Transparenz zwischen allen Beteiligten. Meine Anerkennung gilt der hohen Flexibilität der Ansprechpartner bei TA", zieht MOG-Chef Reinhold Decker Bilanz. "So war es uns möglich, die Zeitvorgabe einzuhalten. Allein hätten wir das nicht stemmen können, weil wir nicht über die räumlichen oder personellen Kapazitäten verfügen."

Über den Service für die Toner-Logistik und die Hotline pflegt er einen regelmäßigen Kontakt zur Universität, was ihm besonders wichtig ist. "Service ist bei uns Chefsache und die Zufriedenheit unserer Kunden unser höchstes Gut", so Decker. "Meine Philosophie ist ein Umgang auf Augenhöhe und dies erwarte ich auch von unseren Partnern. Die Kooperation mit Utax bzw. TA geht über eine klassische Lieferantenbeziehung hinaus, weil hier weitsichtig geplant und gehandelt wird und füreinander mitgedacht wird. Deswegen konnten wir dieses Projekt gemeinsam erfolgreich durchführen. Ich war von Beginn an überzeugt, dass diese Konstellation für das Projekt die richtige ist und freue mich auf neue spannende Aufträge mit TA/Utax."

• Die MOG MBH