Ist das papierlose Büro Realität?

Datensicherheit ist gefragt

Eine schnell wachsende Anzahl von Privatpersonen und Unternehmen nutzen bereits für E-Mail-Dienste oder elektronische Archive die Cloud, doch in den öffentlichen Verwaltungen fehlen oft noch passende Lösungen. Das will seit Sommer 2014 eine EU-Kommission ändern. So erstellt eine Arbeitsgruppe der Industrie einen Verhaltenskodex, wie Anbieter den Datenschutz gewährleisten. Die entsprechenden Unternehmen haben dann eine Art Gütesiegel und Kunden können sicher sein, dass EU-weite Standards eingehalten werden. Was passieren kann, wenn der Schutz nicht hoch genug ist, musste das digitalisierte Estland im Jahr 2007 erfahren. Hacker legten mit einer gezielten Anfrageschwemme die öffentliche Verwaltung für vier lange Tage lahm.

Je stärker die Digitalisierung desto größer der wirtschaftliche Schaden durch Cyberangriffe. Nicht umsonst bauen gerade überall große Telekommunikations- und IT-Konzerne Cyberabwehrstationen auf, mit deren Hilfe sie kommerziell auch die Sicherheit anderer Unternehmen unterstützen möchten. Diesem Markt wird ein schnell wachsendes Milliardengeschäft prognostiziert. Aber auch im Kleinen - also bei KMUs und im Privaten - gilt es, wachsam zu sein und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten.

Papierlos in ein besseres Leben - ?!

Wie fast in allen Bereichen, führen auch beim großen Vorhaben "papierloses Büro" die vielen kleinen Schritte ans Ziel. Der Unternehmer, der seit Jahren oder Jahrzehnten bereits seine Firma leitet, kann nicht einfach den Digitalisierungsschalter umlegen. Aber er kann es zur Chefsache und zum Projekt machen, die Organisation darauf vorbereiten, die Menschen mit ins Boot holen, damit am Ende die Veränderung gelingt und sich die notwendigen Investitionen amortisieren. Bereits das Equipment ist ein wichtiger Hebel: Moderne Multifunktionssysteme (MFS) ermöglichen ein effektives Output-Management und helfen, Druckkosten zu optimieren.

Sogar ein effizientes Dokumentenmanagement kann bereits mit dem entsprechenden MFS dank geeigneter Softwarelösungen umgesetzt werden. Derartige Systeme garantieren das schnelle Auffinden jedes Dokuments durch die Ablage der Dokumente in Akten, Projekten und Favoriten und eine leistungsstarke Suche. Funktionen wie das geschützte Ausdrucken, das sichere Löschen von Daten sowie die verschlüsselte Übermittlung von Druckdaten bieten zudem ein effektives Sicherheitsmanagement. Ein gut gemanagtes Büro, in dem sich die Menschen, die dort arbeiten wohl fühlen und in dem verantwortlich mit Ressourcen im Sinne der Umwelt umgegangen wird, ist sicherlich das Ziel jeden Arbeitgebers.

Büroarbeit bedeutet für die allermeisten Arbeitnehmer heute noch immer, jeden Tag zu festgelegten Zeiten am eigenen Schreibtisch ihre Aufgaben abzuarbeiten - und dabei kiloweise Papier zu (ver)brauchen. Aber genauso wie sich über die letzten Jahre Arbeitszeiten und -orte flexibilisiert haben, genauso werden sich auch die Aufgabenstellungen und Jobinhalte über die fortschreitende Digitalisierung verändern und damit das Verhalten der Menschen. Heute bereits ist der (zumindest theoretisch) sichere Zugriff auf die relevanten Daten jederzeit und von jedem Ort möglich.

Points of Prints, also flächendeckende, cloud-basierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem ermöglichen, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil auszudrucken, sind ein denkbares Szenario für die nahe Zukunft. Und auch der private Raum ist dabei, sich zu verändern: Schon ist im Wohnzimmer die Hausbibliothek statt im bewährten Billy-Regal von IKEA nun als Bücherregal-Tapete mit integriertem Download-Code möglich. Und noch ein anderer Ort des etablierten Papierkonsums scheint sich rasant neuen Anforderungen zu unterwerfen: Das papierfreie Klo, in dem nur noch mit Wasser gereinigt wird, ist anscheinend in den asiatischen Ländern bereits ein Verkaufsschlager.

Fest steht: Unsere Welt verändert sich rasant und wir uns mit ihr. Das wirklich papierlose Büro wird wahrscheinlich weiterhin noch auf sich warten lassen, aber der Realisierung dieser Vision sind wir heute näher als je zuvor. (rw)