Bewirtungsbelege: häufige Fehler vermeiden
Viele Bewirtungsbelege bieten den Finanzbehörden unnötige Angriffsflächen. Erfüllen Belege nicht die Formvorschriften, setzen Finanzbeamte rigoros den Rotstift an. Die drei häufigsten Fehler und wie Steuerzahler sie vermeiden können.
1. Unvollständige Angaben: Ein steuerlich ordnungsgemäßer Restaurantbeleg erfordert Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch eine Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab 150 Euro brutto muss zudem die Rechnung auch den Namen des Bewirtenden enthalten.
2. Fragwürdiger Anlass: Wird ein schwammiger Grund für die Bewirtung angegeben, zweifelt das Finanzamt die geschäftliche Veranlassung an. Pauschale Formulierungen wie "Geschäftsessen" oder "Besprechung" genügen in keinem Fall. Der Anlass des Treffens sollte möglichst konkret und detailliert festgehalten werden. Beispiele: "Zeitplanung für Softwareumstellung" oder "Marketingstrategie für neue Produktlinie".
3. Überhöhte Kosten: Bewirtungskosten sollten immer in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Unternehmens stehen. Sehr teure und häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten sollten deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem privaten Portemonnaie bezahlt werden. (oe)
Der Autor Klaus Zimmermann ist Steuerberater bei der DHPG Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, Bornheim (www.dhpg.de).