Seit dem 01. Januar 2002 können Steuerprüfer auf steuerrelevante Unterlagen, die in einem Unternehmen in digitaler Form vorliegen, zugreifen. Die Anforderungen sind hierzu in den "GDPdU" zusammengefasst, den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Viele Unternehmen stellen diese Anforderungen nach wie vor vor erhebliche Probleme. In Anbetracht der Tatsache, dass bereits erste gerichtliche Entscheidungen vorliegen, sollte jedes Unternehmen für sich die Frage klären, welche organisatorischen Anforderungen der elektronische Datenzugriff der Finanzverwaltung nach sich zieht.
Rechtsgrundlagen
§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) bildet die Ermächtigungsgrundlage für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung. Sie sieht das Recht der Finanzbehörden vor, elektronisch gespeicherte Daten des Steuerpflichtigen einzusehen und für Prüfungszwecke auszuwerten. Elektronisch aufgezeichnete steuerrelevante Daten müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Diese Regelung korrespondiert mit den handelsrechtlichen Vorschriften. Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre, sonstige steuerrelevante Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO). Daneben stellt § 200 AO klar, dass ein Unternehmer zur Mitwirkung und Unterstützung bei Außenprüfungen verpflichtet ist. Auch im Handelsgesetzbuch sind Anforderungen hinsichtlich der Buchführung gesetzlich geregelt. Eine Buchführung muss so geschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann (§ 238 Abs. 1 HGB). Wird die Buchführung in einem EDV-System durchgeführt, sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten (§ 239 Abs. 4 HGB). Daneben sind beispielsweise Vorschriften aus dem Umsatzsteuergesetz zu beachten.
Seit dem 01.01.2002 ist die Finanzverwaltung berechtigt, elektronisch gespeicherte Daten des Steuerpflichtigen auszuwerten. Es wird eine jederzeitige Verfügbarkeit elektronisch gespeicherter Daten mit Bedeutung für die Besteuerung verlangt. Darüber hinaus müssen die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können.
Das Bundesfinanzministerium hat mit Stand vom 01.02.2005 einen FAQ-Katalog veröffentlicht, der zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung Stellung nimmt. Die Informationen erläutern einige Zweifelsfragen des Datenzugriffs, sind aber nur eine Information des Steuerpflichtigen und nicht verbindlich.