Strenge Archivierungspflichten
Zudem gelten unverändert strenge Archivierungspflichten. "Digitale Belege müssen so gesichert werden, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit Zugriff auf die Datenträger besteht", so BVBC-Spezialist Göhner. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Besonders geeignet ist die Speicherung auf CDs oder DVDs. Es ist darauf zu achten, dass sowohl das Originaldokument - z.B. eine Word-Datei - als auch die daraus erzeugte PDF-Datei aufbewahrt werden.
Die Umstellung auf die digitale Rechnungslegung wirft einige Fragen auf. Tipp des BVBC: Unternehmen sollten die Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung frühzeitig einbinden und die Auswirkungen für das interne Dokumentenmanagement klären. Es lohnt auch ein regelmäßiger Blick auf die Website des Bundesfinanzministerium (www.bundesfinanzministerium.de). Hier finden sich aktuelle Meldungen und Praxishinweise.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de