Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen (§§ 146, 147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein. Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich auszudrucken.
Sind die Unterlagen mithilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige (siehe www.aufbewahrungspflicht.de/pdfs/gdpdu.pdf).
Auch das scharfe Schwert des Strafrechts regelt mittelbar Verstöße gegen Archivierungspflichten zu Handelsbriefen inklusive E-Mail. § 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert. Daraus ergibt sich das zweite Gebot: Du sollst Geschäftsmails geordnet und unveränderbar archivieren.
V. Freiwillige Sorgfalts-"Pflichten"
Für den umsichtigen Unternehmer ist prinzipiell alles archivierungsbedürftig, was für einen Streitfall nutzbar gemacht werden kann. Er hat über die Gesetzesvorgaben hinaus Bedarf an Rechtssicherheit in Gestalt einer möglichst vollständige Dokumentation von Geschäftsvorfällen (Projektvereinbarungen, Verantwortlichkeitsumverteilungen, Milestones & Targets, Entwürfe, Protokolle zu Meetings, Terminverschiebungen, Änderungen des Preis- und Lieferumfangs).
Es fragt sich also: Was sollte der Unternehmer im eigenen geschäftlichen Interesse mit der Geschäftskorrespondenz tun, und wo ergeben sich Spannungen zum Datenschutzrecht (Arbeitnehmerschutz)?