Lösungsansätze und finanzielle Auswirkungen
Grundsätzlich schreiben die oben vorgestellten Regulierungen, Gesetze und Vorschriften kein spezifisches Archivverfahren vor. Jedoch müssen die Manipulationssicherheit und der Grundsatz der Unmittelbarkeit sichergestellt sein. Da Ausdrucke und auch Grafikwandlungen nicht zulässig sind - Vorgabe der Maschinenlesbarkeit -, muss eine Speicherung auf WORM-Medien (WriteOnceReadMany) erfolgen.
Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass ein Archivierungsprozess vollständig automatisiert ablaufen sollte. Dies setzt in der Regel eine Investition in entsprechende Hard- und Software voraus. Doch ein derartig automatisiertes Verfahren bringt auch Vorteile in den alltäglichen Unternehmensprozessen: Elektronische Archive erlauben naturgemäß die Suche nach relevanten Informationen, die heute in der Regel lokal auf den Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter gespeichert werden - etwa in PST-Dateien mit Microsoft Outlook - und dort unnötig Speicherplatz benötigen. Bei einer solchen Archivierung können E-Mails von Mitarbeitern ohne Sorge gelöscht werden, da sie sich jederzeit zu Geschäfts- und/oder Beweiszwecken wieder auffinden lassen. Dies verringert gleichzeitig den Nachrichtenspeicher des E-Mail-Servers, sorgt für bessere Performance des Servers und verringert den Verkehr in den Datenleitungen. Neben den operationalen Vorteilen vermindern sich die Risiken durch fiskalische Restriktionen und bei Rechtsstreit mit Lieferanten und Kunden. Bei konsequenter Einhaltung der Vorschriften werden gleichzeitig das Ranking bei Banken und dadurch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens erhöht.
ROI - viele Faktoren sind ausschlaggebend
Zur Berechnung des Return on Investment (ROI) beim Einsatz eines E-Mail-Archivierungssystems müssen eine Reihe von Faktoren einberechnet werden. Grundsätzlich spielen vier Aspekte eine Rolle: