GoBS
Die GoBS konkretisieren diese Regeln im Zusammenhang mit der DV-gestützten Buchführung hinsichtlich der
- Verwaltungsanweisungen für die Finanzverwaltung,
- Sicherung der Daten sowie der Soft- und Hardware, die für die Lesbarmachung der Daten erforderlich sind,
- Einführung von Datensicherungsprozessen,
- Maßnahmen zur Reduzierung der Unauffindbarkeit, Vernichtung und des Verlustes der gesicherten Daten,
- Maßnahmen zur Sicherstellung der Lesbarkeit/Lesbarmachung der gesicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist und
- Verfahrensdokumentation. Dazu zählt die regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation zum DV-gestützten Buchführungssystem.
Abschließend und eng mit den oben genannten Regeln und Vorgaben verbunden, haben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Wirksamkeit. Sie enthalten Verwaltungsanweisungen für die Finanzverwaltung für den Datenzugriff nach Paragraph 147, Abs. 6, AO, in denen der unmittelbare Lesezugriff des Finanzbeamten auf Daten sowie die mögliche Überlassung von Datenträgern mit gespeicherten Unterlagen geregelt sind. Darin enthalten sind auch Vorgaben, die die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherstellt. So muss auch bei verschlüsselter Speicherung der Unterlagen der Originalzustand der Daten erkennbar sein.