Der digitale Arbeitsplatz ist die Visitenkarte der Digitalisierung. Das mag nach einem besserwisserischen Kommentar klingen, der den Charakter von Frische, Agilität und Innovation erfolgreich untergräbt. Und dennoch ist etwas Wahres dran. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren im Zuge ihrer polyglotten Digitalisierungsideen lernen müssen, dass auch die begeisterungsfähigsten Menschen und Kunden schnell erkennen, welche digitalen Projekte wirklich Hand und Fuß haben und welche eher ein weiterer Innovationscase ohne echten Business Value sind.

Der Digitalisierungserfolg eines Unternehmens lässt sich nicht daran ablesen, wie viele Apps im App-Store bereitgestellt werden, wie oft ein Manager “IoT”, “Machine Learning”, “Smartphone” oder “Bot” in Interviews erwähnt oder coole Image-Kampagnen und Messe-Auftritte die digitale Aufbruchstimmung eines Unternehmens untermauern. Nein. Eine wirklich gute Indikation für eine erfolgreiche Digitalisierung gibt die Arbeitskultur und -ausstattung der Mitarbeiter. Denn hier laufen viele Pfade zusammen, die eine Reihe von fundamentalen Veränderungen auf Strategie-, Organisations- und Technologie-Ebene bedeuten.

Der Term New Work bedeutet somit also vor allem, dass die Unternehmen sich gemeinsam mit ihren Mitarbeitern darauf vorbereiten, dass bestimmte statische Modelle der Arbeit schlichtweg überholt werden. 9-to-5-Arbeitszeiten, Einstempeln, Ortsbindung und Co. sind für einen großen Teil der Organisation nicht mehr der richtige Ansatz.

Während in Produktion, einigen Dienstleistungsbereichen oder im Kundenkontakt die Arbeits- und Geschäftszeiten ein maßgeblicher Faktor für die Arbeit bleiben, fallen diese Anforderungen für die Mitarbeiter zunehmend. Leistungserstellung muss nicht immer dann erfolgen, wenn die meisten Leute arbeiten. Sie muss auch nicht dort erfolgen, wo die meisten Leute arbeiten.

Deswegen gehört zu den grundlegenden Disziplinen von New Work in jedem Fall auch eine Veränderung der Organisation und der Führungs- und Arbeitskultur. Denn wenn die Unternehmen ihren Mitarbeitern Smartphones, neue Cloud-Lösungen und Collaboration-Plattformen zum Teamwork bereitstellen, sich in der Grundlage ihrer Arbeitsgestaltung aber dennoch nichts ändert, waren die Investitionen meistens umsonst.

Die Diskrepanz zwischen Anbieter und Anwender - Wollen die Unternehmen immer Cloud?

Das Problem ist häufig, dass die Anbieter für Digital-Workplace-Lösungen oft deutlich weiter in ihren Entwicklungen sind, als die Unternehmen, die ihre Services und Lösungen nutzen sollen. Noch heute gibt es Unternehmen, die eine Freigabe für die Smartphone-Nutzung noch nicht wirklich erteilen, weil sie sich organisatorisch und inhaltlich nicht richtig darauf vorbereitet haben.

Während also auf den Produktvorstellungen der Anbieter von ganzen Unified Workplaces die Rede ist, wo Chat-Lösungen mit Bots, Unified User Experiences und Co. postuliert werden, sucht der CIO und Workplace-Verantwortliche im Unternehmen noch einen Weg, wie er die bestehende Lync-Landschaft mit Office 365 kompatibel macht und welche Lizenz- und Compliance-Probleme durch einzelne neue Tools aufkommen.

Die Möglichkeiten, die theoretisch bestehen, sind phasenweise wirklich eindrucksvoll. Insbesondere auf der Technologie-Ebene haben die Unternehmen potentiell alle Lösungen zur Hand, die für einen erfolgreichen Digital Workplace funktionieren. Man kann den Anbietern somit nicht absprechen, eine funktionsfähige Vision in ihrem Portfolio umgesetzt zu haben. Trotzdem fehlt es vielen Unternehmen noch an der konkreten Umsetzungskraft. Deswegen muss es endlich aufhören, dass die Diskrepanz zwischen dem Möglichen und Tatsächlichen besteht.

Eine aktuelle Studie, die Crisp Research in Kooperation mit Samsung und der Befragung von über 300 Entscheidern in deutschen Unternehmen durchgeführt hat, bestätigt dies noch einmal. Nur 40 Prozent der Entscheider sagen, dass sie mit dem derzeitigen Technologie-Fortschritt mithalten können und auch in neuen Themen mit ihren Maßnahmen auf Ballhöhe sind. Andere Unternehmen fühlen sich teilweise komplett überholt oder haben noch immer ein Problem, sich wirklich als Adressat dieser neuen Technologien zu identifizieren.

Mitmachen ohne zu viel zu wagen - Müssen wir uns damit abfinden?

Dass über die Hälfte der Unternehmen klare Probleme mit dem derzeitigen technologischen Fortschritt offenbart, sollte alarmierend genug sein. Auf der anderen Seite zeigen genau diese Entscheider aber auch ein wenig Mut und prophezeien im Hinblick auf das große Flex-Office-Paradigma tiefgreifende Veränderungen.

Denn die Einschätzung der Entscheider, wie viele Mitarbeiter zukünftig an frei gewählten Orten wie dem Home Office, Coworking Spaces, in Cafés oder von unterwegs arbeiten können, übersteigt den heutigen Anteil um ein Vielfaches. Fast zwei Drittel der Entscheider halten es für möglich und realistisch, dass ein wesentlicher Teil der Mitarbeiter (mindestens 10% der Belegschaft) entsprechende Freiheiten zukünftig genießen kann.

Der Weg dorthin ist für die Entscheider zu großen Teilen allerdings nicht so stark von Innovationstrieb und Fortschritt geprägt, wie es das heutige Technologie-Angebot vermuten lassen könnte. Denn 60 Prozent der Entscheider positionieren sich ganz klar, dass bestehende Anwendungen und der Technologie-Stack auch zukünftig der prägende Faktor für die Arbeitsplatzausstattung ist.

Das bedeutet gleichzeitig, dass auch zukünftig mit viel Legacy-IT, Umwegen à la Standard-VDI-Konzepte und wenig mobil- und cloud-optimierten Anwendungen gearbeitet werden muss. Zweifelsfrei braucht es auch langfristig bestehende Anwendungen und Eigenentwicklungen, die für die Aufrechterhaltung der Geschäftsabläufe essentiell sind. Das Update und die Erneuerung dieser für die zukünftigen Ansprüche im Hinblick auf Usability, Performance und Erreichbarkeit stehen auf einem anderen Blatt Papier.

Dennoch sollte man doch erwarten können, dass die Unternehmen sich mehrheitlich der neuen Lösungen bedienen und mit den hohen Investitionen auch eine Chance für ernsthafte Verbesserungen sehen. Viele Unternehmen setzen derzeit auf Cloud-Collaboration-Lösungen, weil die Vorgängerversionen anbieterseitig keinen Support mehr erhalten. In der Praxis werden dann aber oft nur 1:1 die Lösungen ausgetauscht, ohne das Feature-Spektrum voll auszunutzen und die Interaktionsmöglichkeiten für die Nutzer zu erweitern. Zahlreiche Office 365-Migrationen in der Praxis bestätigen dies.

Digital Workplace 2020 - Gibt es eine Chance für New Work?

Das Ziel für alle Stakeholder - Entscheider, Mitarbeiter, Anbieter - sollte es doch sein, mit den neu geschaffenen Möglichkeiten der Technologien und einer sehr reifen Diskussion um organisatorische und kulturelle Veränderungen die Potentiale des “New Work Paradigmas” möglichst umfassend auszuschöpfen.

Für die meisten ernsten Bedenken, wie Compliance- und Datenschutz-Probleme, Migrationen und Integrationen von Bestandssystemen oder auch der flächendeckenden Akzeptanz und Nutzbarkeit im Mitarbeiterkreis gibt es technologische und organisatorische Auswege.

Die Marktreife vieler Produkte, sieht man von einigen Ärgernissen auf der Detailebene einmal ab, reicht völlig aus, um als Unternehmen eine sichere, nutzbare und langfristige Digital Workplace-Architektur aufzubauen. Das Zusammenspiel aus neuen Endgeräten, Collaboration- und Office-Lösungen, der Betriebsplattform und zahlreichen Management- bzw. Sicherheitslösungen funktioniert dank offener Standards und Produktsuiten mittlerweile wirklich gut. Für die Schließung des Skill-Gaps, auch mit neuen Cloud-Lösungen in der IT umgehen zu können, gibt es zahlreiche Managed Service Provider, die sich genau darauf spezialisiert haben.

IDG Research hat eine Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft herausgebracht

Es bleibt somit nur klare Forderungen zu formulieren. An die Anbieter, sich nicht ausschließlich im Innovationsmodus und mit neuen Produkten zu beschäftigen, sondern auch die Integration und Migration in Richtung eines Digital Workplaces zu begleiten - ab dem Punkt, an dem die Unternehmen wirklich stehen. Aber auch an die Unternehmen geht die Forderung raus, sich noch stärker mit den neuen Produkten und Möglichkeiten zu beschäftigen. Die Komfortzone “Es bleibt wie es ist” darf nun endlich verlassen werden, damit die Mitarbeiter zumindest einen wesentlichen Teil der Technologien umfänglich nutzen können.

Der Zug für New Work in Deutschland ist lange nicht abgefahren. Aber ewig Zeit haben die Unternehmen auch nicht, deutlich proaktiver ans Werk zu gehen und über den Tellerrand hinaus eine erfolgreiche Strategie im Zusammenspiel aus neuen Technologien, Organisationsmodellen und einem Kulturwandel auf Mitarbeiterebene zu initiieren. (mb)