Schon mal Quicksteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit Quicksteps können Anwender Abläufe in Outlook ganz einfach automatisieren, etwa um bestimmte E-Mails in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen Ihnen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die Sie zuvor festgelegt haben.
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Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Outlook 2013 zusammengestellt. Mit diesen Anleitungen richten wir uns vornehmlich an Anwender von Office 2013 oder Office 365. Viele der Tipps funktionieren aber auch mit der Vorgängerversion Outlook 2010.
- Nicht einfach zu finden
Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System. - Einfache, sehr stringente Bedienung
Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch. - Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start
Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken. - Der richtige Anhang wurde gefunden
Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte. - Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang?
Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an. - Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert
Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen. - Zunächst etwas verwirrend
Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“. - Nach der Installation des SPAMfighters
Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend. - Enge Integration
Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert. - Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken
Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren. - Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird
Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt. - Gute gelungene Integration
Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet. - Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel
Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden. - Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten
Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt. - Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung
Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden. - MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck
Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch. - Zusätzlicher Tool-Tipp
Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet. - Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt
Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.
Ungelesene Mails farblich hervorheben
Nicht nur Umsteigern von älteren Outlook-Versionen (vor 2010) oder Lotus Notes ist die Kennzeichnung von ungelesenen Nachrichten im aktuellen Outlook nicht deutlich genug. Das lässt sich mit wenigen Klicks ändern.
Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen.
Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.
Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.
- Outlook 2013
In der Standardeinstellung werden ungelesene Mails in Outlook 2013 in Blau angezeigt. - Outlook 2016
Auch Outlook 2016 zeigt neue E-Mails farblich markiert an. - Outlook 2013
Wechseln Sie in das Menü Ansicht, um dies zu ändern. - Outlook 2016
Die Ansicht wird auch in Outlook 2016 über die Registerkarte Ansicht umfassend angepasst. - Outlook 2013
Über die Ansichtseinstellungen und den Punkt Bedingte Formatierung können Sie die Regeln für die Anzeige bestimmen. - Outlook 2016
In Outlook 2016 sind die Einstellungen für die farbliche Hervorhebung identisch zu Outlook 2016. - Outlook 2013
Es gilt die Regel für Ungelesene Nachrichten zu editieren. - Outlook 2016
Eingehende Nachrichten lassen sich in Outlook 2016 farblich hervorheben. - Outlook 2013
Über Schriftart können Sie beispielsweise die Farbe ändern. - Outlook 2016
Die Farben für neue E-Mails lassen sich in Outlook 2016 problemlos ändern. - Outlook 2013
Et voilá, schon werden die ungelesenen Mails in Rot angezeigt. - Outlook 2016
Auch in Outlook 2016 lässt sich die Farbe umfassend anpassen. - Outlook 2013
Wollen Sie die geänderte Ansicht für andere Ordner übernehmen, so geschieht dies über den Punkt Ansicht ändern.
Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.